¿Qué roles están disponibles en Qonto y cuál debería asignar?

El acceso de cada miembro a Qonto se define mediante un rol.

Un rol establece los límites de lo que un miembro puede ver y hacer en la cuenta. Hay cinco tipos de rol: Titular de la cuenta, Administrador, Manager, Colaborador y Contable.

Te recomendamos asignar el rol que mejor se adapte a las necesidades de cada miembro del equipo, para sacar el máximo partido a Qonto y mantener tu equipo eficiente.

El rol de Manager es personalizable: los Titulares y Administradores definen los permisos exactos para cada Manager individualmente. El resto de roles tienen niveles de acceso fijos.

¿Qué puede hacer cada rol?

Colaborador: acceso limitado
Un miembro del equipo con necesidades de gasto básicas y sin visibilidad sobre las finanzas de la empresa más allá de su propia actividad.

Permisos clave:

• Usar todos los tipos de tarjeta
• Enviar solicitudes de gastos y de transferencia
• Gestionar sus propias transacciones
• Subir sus propias facturas de proveedores

Caso de uso: un comercial que paga comidas con clientes con su tarjeta Qonto y envía los recibos, nada más.

Manager Básico: acceso personalizado
Un responsable de equipo que necesita supervisar el gasto de su equipo sin acceso a las finanzas más amplias de la empresa.

Permisos clave:

• Acceso personalizable a cuentas, transacciones y tarjetas
• Revisar y aprobar las solicitudes de gastos y transferencia del equipo
• Invitar y gestionar a los miembros del equipo

Caso de uso: un jefe de departamento que aprueba las solicitudes de tarjeta de su equipo y hace seguimiento del gasto del equipo.

Manager: acceso personalizado
Un responsable financiero o de oficina que necesita un control operativo más amplio, incluida la contabilidad y las domiciliaciones.

Permisos clave:

• Todo lo que puede hacer un Manager Básico, además de ver los saldos de cuenta, el IBAN y los extractos
• Contabilidad (comprobar transacciones, gestionar proveedores)
• Configurar domiciliaciones

Caso de uso: un controller financiero que gestiona las operaciones del día a día conciliando cuentas, gestionando proveedores y domiciliaciones.

Tanto el Manager Básico como el Manager pueden usar facturas de clientes. El alcance de sus permisos puede aplicarse a nivel de equipo o a toda la empresa.

Administrador: acceso casi completo
Un CFO o responsable financiero de confianza con control operativo completo sobre la cuenta.

Permisos clave:

• Acceso completo a todas las funciones: cuentas, transferencias, tarjetas, equipo, contabilidad, integraciones y cuentas múltiples
• No puede solicitar el cierre de la cuenta (solo puede hacerlo el Titular de la cuenta)

Caso de uso: el CFO que gestiona todas las operaciones financieras diarias, conecta herramientas contables y gestiona a todo el equipo, sin las responsabilidades de ser el Titular de la cuenta.

El Titular de la cuenta recibe una notificación por correo electrónico cada vez que un Administrador añade un nuevo Administrador a la cuenta.

Titular de la cuenta: acceso completo
El Titular de la cuenta tiene acceso completo a todas las áreas de la cuenta y puede realizar cualquier acción, incluida la solicitud de cierre de la cuenta. Solo puede haber un Titular de la cuenta por cuenta. Para traspasar el rol a otra persona, consulta ¿Cómo cambiar la titularidad de la cuenta?

Contable: acceso de solo lectura
Pensado para contables externos, asesores financieros o auditores. Disponible a partir del plan Smart. En los planes Business y Enterprise, los Contables también pueden enviar solicitudes de transferencia.

¿Qué permisos tiene cada rol?

✓ Completo · Personalizado = personalizable por el Titular o un Administrador · Enviar = solo enviar solicitudes · Propio = solo sus propios elementos · — = no disponible

¿Debo asignar el rol de Manager o el de Colaborador?

Usa los siguientes escenarios para decidir qué se adapta mejor a tu organización:

• Quiero que el responsable de mi equipo gestione el gasto de su equipo de forma independiente → asigna Manager Básico o Manager
• Necesito que el responsable de mi equipo vea los saldos de cuenta, el IBAN y descargue extractos → asigna Manager
• Necesito que el responsable de mi equipo gestione la contabilidad y a los proveedores → asigna Manager
• Quiero que mi equipo suba facturas y solicite pagos → tanto los Colaboradores como los Managers pueden hacerlo
• Necesito que el responsable de mi equipo cree tarjetas para su equipo → asigna Manager Básico o Manager; los Colaboradores no pueden crear tarjetas
• Quiero aprobar yo mismo todas las transferencias salientes → asigna Colaborador; los Managers pueden hacer transferencias de forma independiente dentro de los límites que establezcas
• Necesito acceso a productos de crédito (Pay Later, Descubierto) → solo Titular o Administrador

¿Cómo cambio el rol de un miembro del equipo?

Los cambios de rol deben realizarlos el Titular o un Administrador existente. Por motivos de seguridad, no puedes solicitar un cambio de tu propio rol.

1. Ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios
2. Selecciona al miembro del equipo cuyo rol quieres cambiar
3. Actualiza el rol y confirma

El cambio de rol se aplica de inmediato.

¿Cómo cambio mi rol de Colaborador o Manager a Administrador?

Si el Titular o el Administrador no están disponibles, contacta con el Soporte de Qonto con una autorización directa por correo electrónico del Titular, o añade al Titular al hilo de soporte. Por motivos de seguridad, los cambios de rol a Administrador no se pueden procesar basándose únicamente en documentos de registro de la empresa.

¿Cómo gestiono el acceso de un Manager a las subcuentas?

Por defecto, todos los roles pueden acceder a la cuenta principal y a todas las subcuentas. Lo que pueden hacer depende de los permisos de su rol.

Puedes asignar subcuentas específicas a cualquier Manager, independientemente del alcance de sus permisos. El Manager solo podrá entonces acceder a las transacciones y realizar pagos desde esas cuentas.

• Para un Manager existente: ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios > Activo, haz clic en el perfil del Manager, y luego haz clic en el icono del lápiz junto a Ver transacciones y realizar pagos desde las cuentas seleccionadas
• Para un nuevo Manager: ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios > Invitar a un miembro y selecciona las subcuentas correspondientes durante la configuración

También puedes controlar si el Manager puede ver los saldos y los IBAN, y descargar extractos. Puedes actualizar estos ajustes en cualquier momento en Acceso de usuarios.

¿Cómo personalizo los flujos de aprobación?

Puedes personalizar los flujos de aprobación para las solicitudes de transferencia y reembolso, y definir qué roles pueden validar una solicitud según el importe. Para más detalles, consulta ¿Cómo personalizo los flujos de aprobación para las transferencias, reembolsos y solicitudes de pago de facturas de proveedores?

¿Qué acciones no se pueden delegar a un Manager?

Incluso con todos los permisos activados, los Managers no pueden:

• Invitar a Administradores, otros Managers o Contables
• Cambiar el estado del rol, ni el suyo propio ni el de otros usuarios
• Editar la suscripción
• Configurar cuentas múltiples (pero sí pueden gestionar las existentes)
• Configurar y gestionar integraciones de terceros a través de Connect

💡 Los Administradores sí pueden realizar todas las acciones anteriores.

¿Cómo compruebo los permisos actuales de un Manager?

💻 En la app web:

1. Ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios
2. Selecciona el perfil del Manager para ver sus permisos y alcance asignados

📱 En la app móvil:

1. Ve a Menú
2. Pulsa Miembros del equipo
3. Selecciona el perfil del Manager para ver sus permisos