Para mantener el control mientras delegas los gastos del equipo y los pagos de facturas, puedes usar flujos de aprobación de varias capas. Además, para cualquier transferencia saliente, puedes configurar una política de aprobación de 4 ojos para asegurarte de que ningún pago sale sin que al menos 2 personas lo revisen.
Esta función te será útil si necesitas delegar tareas como reembolsar informes de gastos y pagar facturas, garantizando que tu empresa pueda crecer sin el riesgo de gastar de más.
Hasta que el nuevo paquete de planes entre en vigor en octubre de 2026, esta función sigue disponible a través de los add-ons actuales de Account Payable y Expense & Spend Management. A partir de octubre de 2026, los flujos de aprobación personalizados y la política de 4 ojos estarán disponibles a través del add-on Team Spend Controls, para los planes Team (Essential, Business, Enterprise).
¿Qué roles pueden configurarlo?
Los roles de Titular y Administrador pueden configurar flujos de aprobación solo desde la app web.
Los roles de Colaborador, Contable y Manager (sin permisos de transferencia y/o reembolso) pueden subir facturas y enviar solicitudes de informes de gastos y de transferencia para su aprobación.
Los Titulares, Administradores y Managers con ámbito de empresa con permiso de transferencia pueden aprobar y pagar las solicitudes.
¿Cómo personalizar un flujo de aprobación?
Para garantizar una supervisión adecuada de los gastos de la empresa, sigue los pasos indicados a continuación.
- Desde tu ordenador, ve a Configuración: navega hasta la sección Personalización de herramientas y haz clic en Flujos de aprobación.
- Selecciona y edita el flujo: elige el flujo de aprobación que quieres editar, ya sea de autorización de transferencia, facturas de proveedores o informes de gastos, y luego haz clic en Editar flujo.
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Define las reglas del flujo: define las reglas del flujo definiendo primero el desencadenante (solicitante, importe o proveedor), luego especificando los roles/personas que pueden revisar y aprobar la solicitud (validación de negocio, aplica a facturas de proveedores e informes de gastos), y por último quién puede ejecutar el pago (autorización de transferencia).
💡 Si no configuras una autorización de transferencia, cualquier usuario con permiso de pago (Propietario, Administrador o Manager) podrá proceder con el pago de la factura de proveedor o del reembolso de gastos una vez aprobado.
💡 Si configuras varias reglas con distintos desencadenantes (solicitante, importe), se aplicarán de arriba a abajo. Puedes reordenar las reglas arrastrándolas hasta la posición deseada. - Asigna el flujo: el flujo se asignará a todos los usuarios que hayan enviado una solicitud y que cumplan las condiciones definidas en el flujo de aprobación.
¿Cómo configurar una política de 4 ojos?
La política de 4 ojos añade una segunda validación obligatoria antes de que se realice cualquier pago. Funciona junto con tu flujo de aprobación y garantiza que la persona que prepara un pago nunca pueda ser la misma que lo ejecuta, y esto se aplica a todos los roles.
💡 Una vez configurada, se aplica a todas las transferencias: transferencia SEPA normal e instantánea, transferencia SEPA masiva, transferencia internacional, así como el pago de una factura de proveedor o el reembolso de un informe de gastos.
Para activarla:
- Desde tu ordenador, ve a Configuración, navega hasta Personalización de herramientas, haz clic en Flujos de aprobación.
- Selecciona autorización de transferencia y luego haz clic en Editar flujo.
- En las reglas del flujo, define un umbral de importe y/o un solicitante como desencadenante, luego define el/los paso(s) de aprobación (opcional) y, por último, el paso de ejecución (obligatorio): es la persona que autorizará la transferencia.
- Al definir el paso de Ejecución, la misma persona o rol no estará disponible para seleccionarla: así funciona en la práctica la política de 4 ojos.
Una vez activa, esta regla se aplica a todos los usuarios, incluidos Propietarios y Administradores.
💡 Consejo: si quieres excluir a un usuario de la política, por ejemplo al Propietario de la empresa, en el paso del desencadenante selecciona la regla del solicitante y haz clic en "no es ninguno de", y luego selecciona al Propietario de la empresa.
Tras activarla, para editar la política de 4 ojos se requiere la validación de otro Propietario o Administrador. Esto es para asegurarse de que nadie pueda saltarse la regla actualizándola en el momento.
💡 Para más detalles sobre la política de 4 ojos, consulta nuestras preguntas frecuentes específicas: ¿Cómo puedo establecer una política de "doble validación" para los pagos?
| ✅ ¿Qué puedo hacer? | ❌ ¿Qué no puedo hacer? |
| Crear reglas de aprobación para solicitudes específicas (transferencias, informes de gastos o facturas de proveedores) | |
| Configurar varias capas de aprobadores | No puedes crear más de un flujo de aprobación por categoría |
| Configurar reglas de aprobación para proveedores o solicitantes específicos | No se pueden crear notificaciones personalizadas |
| Configurar reglas para facturas de proveedores según el importe (umbral o rango) | No existe un flujo de aprobación específico para los gastos con tarjeta |
| Configurar reglas basadas en varios parámetros | La persona que prepara un pago no puede ser la misma que lo ejecuta (política de doble aprobación de 4 ojos) |
| Configurar reglas de varias condiciones basadas tanto en el solicitante como en el importe para las transferencias |