Protege a tu empresa del fraude y de los pagos no autorizados con la función de Autorización de Transferencias de Qonto.
Este control de seguridad garantiza que ninguna persona por sí sola —incluido el Titular de la cuenta— pueda iniciar y aprobar a la vez una transferencia de alto valor. Un miembro del equipo crea la solicitud de pago, y una persona distinta debe revisarla y aprobarla antes de que el dinero se mueva.
Defines un umbral de importe (por ejemplo, 10.000 €), y cualquier transferencia igual o superior a ese importe entra automáticamente en una cola de aprobación en lugar de ejecutarse de inmediato. Esta separación de funciones te da tranquilidad a medida que tu equipo financiero crece.
¿Quién puede acceder a la función de Doble verificación?
La función de Doble verificación está disponible para empresas con determinados complementos y planes:
Requisito de complemento:
- Necesitas tener activado en tu cuenta el complemento Controles de Gasto del Equipo.
- Controles de Gasto del Equipo está disponible para los planes Team: Essential, Business y Enterprise.
Disponibilidad por mercado:
- Disponible en todos los países en los que opera Qonto.
Acceso por plataforma:
- Configuración de la política: solo 💻 web (debes usar la interfaz de escritorio para definir los umbrales y los aprobadores)
- Aprobación y ejecución de transferencias: tanto en 💻 web como en 📱 móvil (las aprobaciones del día a día funcionan en todos los dispositivos)
¿Quién puede configurar y aprobar transferencias según la política?
La Doble verificación implica tres acciones distintas, cada una disponible para distintos roles:
Configurar la política de pago:
- Solo los Titulares y los Administradores pueden configurar y modificar la política en 💻 web
- Definirás el importe umbral y designarás quién puede aprobar las transferencias
- La política se aplica únicamente a las nuevas transferencias creadas tras su activación; no es retroactiva
☝🏼 Importante: Para editar una política existente, otro administrador debe aprobar la solicitud de cambio. Esto constituye una capa adicional de seguridad para garantizar que ningún administrador ni titular pueda eliminar la política y eludir la regla.
Iniciar una transferencia (sujeta a la política):
- Todos los roles (Titulares, Administradores, Managers y Colaboradores) pueden crear una solicitud de transferencia
- Si el importe y/o las condiciones de la solicitud cumplen tu política, la transferencia entra en una cola de aprobación en lugar de ejecutarse de inmediato
Aprobar y ejecutar una transferencia:
- Los Titulares, Administradores y Managers con permiso de transferencia pueden revisar y aprobar los pagos pendientes
- La misma persona que inició la transferencia no puede aprobarla; el sistema aplica esta separación automáticamente
- Aunque una persona esté seleccionada como aprobadora en varios pasos, quedará excluida dinámicamente de volver a aprobar una vez que ya haya actuado sobre esa misma transferencia, ya sea como iniciadora o como aprobadora en un paso anterior. En la práctica, esto significa que puedes asignar a la misma persona a varios pasos de tu flujo de trabajo (incluido el paso de pago): simplemente solo podrá aprobar una vez.
☝🏼 Dato útil: si se asignan los mismos aprobadores a varios pasos y, debido a esta regla de exclusión, efectivamente solo queda una persona para aprobar un paso determinado, ese paso se completa automáticamente; no se te pedirá que lo apruebes una segunda vez.
☝🏼 Importante: Si eres el único aprobador elegible para tu propia transferencia, el sistema mostrará un aviso y te impedirá continuar. Tienes 2 opciones:
- Asignar al menos dos aprobadores en tu política para evitar quedarte bloqueado en tus propias transferencias
- Combinar la regla de importe con una regla sobre el solicitante "no es" y seleccionar a quién quieres excluir de la política
Manager con acceso de equipo como aprobador:
- Si seleccionas como aprobador en un paso a un Manager con acceso de equipo, pero el equipo del solicitante no tiene ningún Manager asignado (por ejemplo, alguien de Marketing envía una solicitud y no hay ningún Manager definido para Marketing), la solicitud se redirige automáticamente al Titular y a todos los Administradores, para que no se quede bloqueada.
- Para evitar esta redirección: actualiza tu flujo de aprobación desde la app web, o asigna un Manager a ese equipo. Puedes hacerlo cambiando el equipo/rol de un miembro existente, o invitando a alguien como Manager de ese equipo.
¿Cómo configuro y activo una Doble verificación?
Para configurar una Doble verificación que exija la doble aprobación de las transferencias, sigue estos pasos en 💻 web:
- Ve a Ajustes → Flujos de aprobación
- Selecciona Autorización de Transferencias como tipo de flujo de trabajo
- Define tu importe umbral y/o la condición sobre el solicitante - cualquier transferencia igual o superior a este importe y/o solicitada por los usuarios designados requerirá aprobación antes de ejecutarse
- Designa a los aprobadores: selecciona qué miembros del equipo pueden revisar y aprobar las solicitudes de pago
- Puedes configurar una aprobación en varios pasos con más de dos personas en la cadena si lo necesitas
- Asigna al menos a dos personas en el último paso de aprobación para evitar quedarte bloqueado
- Guarda y activa la política: se aplicará de inmediato a todas las nuevas transferencias que cumplan los criterios del umbral
Una vez activada, el flujo de trabajo funciona automáticamente: cuando un usuario inicia una transferencia que cumple las condiciones de importe y/o solicitante, el pago entra en una cola de aprobación donde una persona distinta (no el iniciador) debe revisar, aprobar y ejecutar el pago.
El sistema aplica la separación de funciones entre el iniciador y el pagador: la misma persona no puede solicitar, aprobar y ejecutar el mismo pago.
💡 Nota: Si ya tienes flujos de aprobación configurados para facturas de proveedores o informes de gastos, activar la Autorización de Transferencias añadirá un control adicional en la ejecución del pago. Tus flujos de trabajo existentes seguirán gestionando la validación de negocio, mientras que la política de Autorización de Transferencias regirá el momento en que el dinero realmente sale de tu cuenta.
¿Qué tipos de transferencias cubre la Doble verificación?
La política de Autorización de Transferencias se aplica actualmente a los siguientes tipos de pagos salientes:
- Transferencias SEPA: transferencias estándar en euros a proveedores o a cualquier destinatario externo
- Transferencias SEPA creadas mediante carga de factura: pagos iniciados al subir una factura de proveedor
- Reembolsos de informes de gastos: reembolsos de gastos de Colaboradores procesados como transferencias
- Transferencias internacionales: pagos transfronterizos no SEPA (función próximamente disponible)
- Transferencias masivas: varios pagos procesados en un único lote (función próximamente disponible)
Las mismas reglas de umbral y aprobación se aplican a todos los tipos de transferencia cubiertos; actualmente no puedes establecer políticas diferentes para cada tipo de pago.
Entender qué transferencias requieren aprobación te ayuda a diseñar flujos de trabajo que equilibren la seguridad con la eficiencia operativa de los pagos habituales.
¿Cuáles son las principales características que debo conocer?
Aunque la Doble verificación proporciona controles financieros sólidos, aquí tienes algunas características y detalles prácticos importantes para entender qué puedes y qué no puedes hacer:
Configuración y acceso:
- La configuración y edición de la política es solo en 💻 web: no puedes configurar las políticas de pago desde la app móvil (aunque las aprobaciones funcionan en ambas plataformas)
- La separación de funciones se aplica de forma estricta entre el iniciador y la persona final que ejecuta el pago: si iniciaste una transferencia, quedarás bloqueado en el paso final de ejecución del pago, aunque seas elegible para aprobarla
Alcance y aplicación de la política:
- La política no es retroactiva: se aplica únicamente a las nuevas transferencias creadas después de activar o actualizar la política
- Una única política para todas las transferencias cubiertas: no puedes crear políticas diferentes para distintos tipos de pago
Separación del flujo de aprobación:
- La aprobación de negocio y la ejecución del pago son dos pasos separados: validar un documento como una factura de proveedor es distinto de ejecutar el pago
- Puedes configurar aprobadores diferentes para la validación de negocio (aprobar la factura) y para la ejecución del pago (liberar los fondos)
- Esto garantiza una separación clara de funciones tanto a nivel de decisión de negocio como a nivel de control financiero
Consejo de buenas prácticas: Asigna al menos a dos personas en el último paso de aprobación de tu flujo de Autorización de Transferencias para garantizar que los pagos siempre puedan avanzar, incluso cuando un aprobador no esté disponible.