Los informes de gastos permiten a los miembros del equipo solicitar reembolsos por cualquier gasto de la empresa pagado con fondos personales.
¿Quién puede presentar una solicitud de reembolso?
Los titulares y administradores pueden reembolsarse a sí mismos enviando una solicitud y aprobándola ellos mismos. En los planes Smart y Premium, ellos son los únicos que pueden reembolsarse a sí mismos. En el plan Basic, el reembolso de gastos no está incluido.
Planes Essential, Business y Enterprise:
En los planes Essential, Business y Enterprise, los managers y empleados (es decir, todos los empleados) pueden solicitar reembolsos de gastos.
Para presentar un reembolso de gastos, ve a la sección Reembolsos, haz clic en Solicitar un reembolso y, a continuación, presenta tu solicitud.
Para presentar la solicitud, necesitarás el recibo del gasto. También tendrás que rellenar el importe del gasto, una descripción e introducir tu IBAN personal. Puedes añadir varias líneas de IVA por gasto para obtener informes más precisos.
Puedes encontrar más información sobre todos los pasos para presentar una solicitud de reembolso aquí.
Los titulares y administradores pueden reembolsarse a sí mismos sin presentar una solicitud.
¿Puedo añadir varios tipos de IVA a un solo gasto?
¡Sí! Ahora puedes añadir varias líneas de IVA por gasto para obtener informes de IVA más precisos.
Cómo funciona:
- Al enviar una solicitud de reembolso de gastos, puede añadir varias líneas de IVA con diferentes tipos para el mismo gasto.
- Los revisores (titulares, administradores y managers avanzados con permiso de transferencia) pueden editar la información del IVA después del envío si es necesario.
💡 Esto resulta especialmente útil para gastos que incluyen artículos con diferentes tipos impositivos (por ejemplo, comidas y bebidas con diferentes tipos de IVA o compras mixtas de negocios).
¿Quién puede aprobar y rechazar una solicitud de reembolso?
Los titulares, administradores y managers avanzados con el permiso de transferencia activado pueden aprobar y rechazar una solicitud de reembolso en Qonto.
Al añadir el módulo de gestión de gastos, los empleados del plan Essential también pueden enviar solicitudes de reembolso de gastos.
Para aprobar o rechazar una solicitud de reembolso, ve a la sección Gastos de equipo, haz clic en Por aprobar y, a continuación, aprueba o rechaza cada solicitud presentada.
💡Para los planes Essential, Business, y Enterprise, puedes aprobar o rechazar solicitudes de reembolso en masa seleccionando múltiples solicitudes en tu interfaz.
Más información sobre todos los pasos para aprobar y rechazar una solicitud de reembolso.
💡 Para obtener el reembolso de un gasto por kilometraje de trabajo, los titulares, Admins o Managers avanzados con permisos de transferencia pueden seguir el mismo procedimiento anterior aprobando sus propios envíos.
❌ El contable no puede enviar, aprobar o rechazar una solicitud de reembolso.
¿Cómo se me informa cuando se presenta una solicitud de reembolso?
Los titulares, administradores y managers avanzados con el permiso de transferencia activado reciben un correo electrónico y una notificación móvil en cuanto se envía una solicitud.
Más información sobre cómo personalizar las notificaciones de Qonto aquí.
Por ahora, con la solicitud de reembolso no es posible:
❌ Crear un flujo de trabajo de aprobación
❌ Presentar solicitudes de reembolso en bloque
❌ Calcular el kilometraje en Italia
💡 ¿Necesitas ayuda para presentar la función a tus colaboradores? Copia/pega este párrafo y compártelo con tus miembros. 👇
Acelera tus reembolsos de gastos. Si no puedes usar tu tarjeta Qonto, usa tu propio dinero para hacer un gasto profesional. Para obtener el reembolso, envía una solicitud de reembolso y sigue su estado en tiempo real desde cualquier lugar utilizando la aplicación Qonto.
¿Cómo utilizarla?
Lee este artículo para saber cómo enviar un informe de gastos.
Lee estos artículos para saber cómo presentar un reembolso de kilometraje
¿Puedo exportar informes de reembolso de gastos?
¡Sí! Los titulares, administradores, managers avanzados con permiso de transferencia y contables pueden exportar informes de reembolso de gastos directamente desde Qonto.
Opciones de exportación:
- Periodo de tiempo: Selecciona un intervalo de fechas específico.
- Formato: Elige entre CSV o Excel.
- Contenido: Todos los detalles de los gastos, incluyendo importes, descripciones, información sobre IVA múltiple y pasos de validación (quién lo aprobó y cuándo).
- Archivos adjuntos: Opción de incluir los recibos asociados en la exportación.
Cómo exportar: Ve a Gastos del equipo > Reembolsos, luego haz clic en el botón Exportar y selecciona tus preferencias.
💡 Ya no es necesario aprobar las solicitudes antes de exportar los datos: ahora puede exportar solicitudes de reembolso pendientes, aprobadas o rechazadas para mejorar el seguimiento y la generación de informes.