La función está disponible por defecto en los planes Business y Enterprise. A partir del 01/10, esta función también estará disponible para quienes cambien a los planes Smart, Premium y Essential según la nueva tarificación (más detalles aquí).
El informe de gastos permite que todos los miembros del equipo presenten solicitudes de reembolso por cualquier gasto de empresa pagado con fondos personales. Las solicitudes de reembolso pueden ser aprobadas por Propietarios, Administradores y Gestores que tengan activados los permisos de transferencia.
¿Cómo me entero de que se ha enviado una solicitud de informe de gastos?
Los roles de Propietario, Administrador y Gestor que tengan activados los permisos de transferencia reciben un correo electrónico y una notificación móvil en cuanto se envía una solicitud.
Más información sobre cómo personalizar las notificaciones de Qonto.
¿Cómo puedo aprobar o rechazar una solicitud de informe de gastos?
Puedes revisar las solicitudes de informe de gastos desde Tareas > Solicitudes de aprobación o desde la sección dedicada Gastos > Informes de gastos.
Desde Tareas
- En la pestaña Por aprobar, selecciona una solicitud de informe de gastos
- Al hacer clic en ella verás el detalle y 3 opciones:
- Pagar por transferencia: esta opción reembolsará instantáneamente al empleado el gasto pagado de su bolsillo, al IBAN que añadió al enviar la solicitud
- Solicitar cambios: puedes devolver la solicitud para que el solicitante edite la información antes de volver a enviarla
- Rechazar (haciendo clic en los tres puntos): deberás escribir un motivo de rechazo
Desde Informes de gastos
- En la pestaña Por pagar, selecciona la solicitud de informe de gastos que quieras revisar
- Al hacer clic en ella tendrás las mismas opciones explicadas anteriormente desde Tareas
💡 Dato útil: desde la sección de Informes de gastos tienes la opción de aprobar y pagar solicitudes de informes de gastos en bloque.
Una vez que se ha aprobado la solicitud de informe de gastos, el solicitante recibirá un reembolso instantáneo.
💡 Dato útil: si quieres configurar un flujo de aprobación personalizado para los informes de gastos, puedes obtener más información aquí.
Como Titular, Administrador o Manager con los permisos de transferencia activados, ¿cómo me reembolsan un gasto que pagué con mi propio dinero?
Para que se les reembolse un gasto profesional, los Propietarios, Administradores o Gestores con permisos de transferencia pueden seguir el mismo procedimiento anterior aprobando sus propias solicitudes. Recibirán entonces el reembolso mediante una transferencia instantánea.
Para recibir el reembolso más rápido, el Titular, Administrador o Manager con los permisos de transferencia puede enviar una transferencia instantánea activando la opción Transferencia bancaria instantánea.