La función de reembolso de gastos está disponible por defecto en los planes Smart, Premium, Essential, Business y Enterprise.
El reembolso de gastos permite a los miembros del equipo enviar solicitudes de reembolso por cualquier gasto de empresa pagado con fondos personales. Una vez aprobado, recibirás una transferencia instantánea directamente a tu cuenta personal.
Es accesible tanto en 💻 web como en 📱 móvil. Las solicitudes de reembolso de gastos pueden ser aprobadas por Propietarios, Administradores y Managers con los permisos de transferencia activados.
Los Propietarios, Administradores y Managers con permisos de transferencia también pueden aprobar y reembolsar sus propias solicitudes.
¿Qué necesito para enviar una solicitud de reembolso de gastos?
Asegúrate de tener lo siguiente listo antes de enviar la solicitud:
- Recibo del gasto — Los recibos digitales que se suben a Qonto tienen el mismo valor legal que su equivalente en papel (valor probatorio). Esto significa que tu organización ya no necesita conservar el recibo en papel.
- Importe del gasto — El importe y el IVA se completan automáticamente mediante OCR (reconocimiento óptico de caracteres). También puedes introducir o editar el importe manualmente si lo necesitas.
- Descripción del gasto — Facilita contexto sobre el gasto para tu Administrador o Manager.
- IBAN personal — Necesario para recibir la transferencia de reembolso. Puedes añadir tu IBAN directamente al enviar la solicitud, o guardarlo con antelación en tu perfil personal.
¿Cómo puedo enviar una solicitud de reembolso de gastos?
En 💻 web:
- Ve a Gastos > Informes de gastos
- Haz clic en Crear informe de gastos y selecciona el tipo de gasto que quieres que se te reembolse
- Sube el recibo del gasto arrastrando y soltando el archivo, o haciendo clic en la zona de subida para seleccionarlo desde tu ordenador
- Completa el Importe del gasto, añade una Descripción, e introduce tu IBAN si aún no lo has guardado en tu perfil
En 📱 móvil:
- En el Menú, ve a la sección Gastos del equipo
- Toca Informes de gastos, y luego haz clic en el + en la esquina superior derecha
- Selecciona el tipo de gasto que quieres que se te reembolse
- Sube el recibo del gasto haciendo una foto, elegiéndolo de tu galería de fotos, o seleccionándolo de tus archivos
- Completa el importe del gasto, añade una descripción, e introduce tu IBAN si aún no lo has guardado en tu perfil
¿Cómo puedo ver el estado de mi solicitud?
Puedes seguir el estado de tu solicitud en cualquier momento en la sección Solicitudes.
- Si se aprueba: recibirás una transferencia instantánea al IBAN indicado en tu solicitud
- Si se rechaza: recibirás un correo electrónico y una notificación en la app con el motivo indicado por quien la aprueba; también puedes ver el motivo haciendo clic directamente en la solicitud
- Si se solicitan cambios: recibirás una notificación pidiéndote que actualices tu informe; el informe vuelve al estado Borrador, donde podrás hacer los cambios solicitados directamente