Delegar la gestión de facturas de proveedores permite que tu equipo se encargue de la recopilación, revisión y pago de facturas, reduciendo los cuellos de botella para Titulares y Administradores.
Los colaboradores obtienen acceso automático para subir facturas y enviar solicitudes de pago, y a los Managers se les pueden conceder permisos más amplios para revisar, editar y pagar facturas en nombre de la empresa o de su equipo.
Disponible en 💻 web y 📱 móvil para todos los planes.
Para más información sobre qué rol asignar a tu compañero de equipo, consulta aquí ¿Cuáles son los roles disponibles?
¿Qué puedo delegar a los colaboradores?
Todos los colaboradores tienen acceso automático a la sección de Facturas de proveedores en todos los planes.
Los colaboradores pueden:
- Subir facturas
- Editar los detalles de la factura, pero solo de las facturas que ellos mismos han subido
- Crear solicitudes de pago, enviadas para su aprobación a un Propietario, Administrador o Manager autorizado
☝️ Los colaboradores solo pueden ver sus propias facturas; no tienen visibilidad sobre la lista completa de facturas de la empresa.
¿Qué puedo delegar a los Managers?
A los Managers hay que concederles el permiso de Gestionar facturas de proveedores. Su ámbito determina qué pueden ver y sobre qué pueden actuar:
- Manager con ámbito de equipo: puede ver, editar, subir y pagar las facturas suyas y las de los miembros de su equipo
- Manager con ámbito de empresa: puede ver, editar, subir y pagar las facturas de toda la empresa
Cuando el permiso de Gestionar facturas de proveedores está activado, un Manager puede realizar las siguientes acciones:
En 💻 web y 📱 móvil:
- Subir facturas a través de Drive, arrastrando y soltando, o mediante subida masiva
- Ver, descargar y eliminar facturas dentro de su ámbito
- Editar la información de la factura escaneada por Qonto (por ejemplo, IBAN, nombre del proveedor) y añadir los datos que falten para preparar el pago
- Solicitar el pago de facturas en euros cuando no tengan permiso de transferencia, la factura supere sus límites, o la política de doble validación esté activa: la solicitud se envía a un Propietario, Administrador o Manager autorizado para su aprobación
Solo en 💻 web:
- Marcar facturas como pagadas y vincularlas con una transacción existente
Cuando también está activado el permiso de Hacer transferencias y reembolsos, el Manager además puede:
- Pagar facturas de proveedores directamente por transferencia, hasta sus límites mensuales o por transferencia
- Aprobar las solicitudes de pago enviadas por los miembros de su equipo
⚠️ Si se han establecido límites de transferencia, las transferencias que superen esos límites requerirán la aprobación de un Propietario, Administrador o Manager autorizado. Si la doble validación está activa, la persona que prepara una factura no puede ser la misma que ejecuta el pago. Para más detalles, consulta ¿Cómo puedo establecer una política de "doble validación" para los pagos?
¿Cómo configuro o actualizo los permisos de Facturas de proveedores de un Manager?
Todos los cambios de permisos se hacen desde el mismo lugar, tanto si estás incorporando a un nuevo Manager como si estás actualizando uno existente:
- Ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios
- Selecciona el Manager que quieres actualizar (o haz clic en Invitar a un miembro del equipo para añadir uno nuevo y selecciona Manager o Manager Avanzado como su rol)
- Configura su Tipo de acceso como Equipo o Toda la empresa, según la visibilidad de facturas que quieras concederle
- Activa Gestionar facturas de proveedores para darle acceso a ver, editar, subir y solicitar el pago de facturas dentro de su ámbito
- Activa Hacer transferencias y reembolsos para permitirle además pagar facturas directamente y aprobar las solicitudes de pago de su equipo
- Haz clic en Confirmar para guardar los cambios
¿Cómo revoco el acceso de un Manager a las Facturas de proveedores?
- Ve a Gestión de usuarios > Acceso de usuarios
- Selecciona el Manager cuyos permisos quieres actualizar
- Desactiva Gestionar facturas de proveedores para eliminar su acceso a la sección de Facturas de proveedores
- Opcionalmente, desactiva Hacer transferencias y reembolsos si también quieres eliminar su capacidad de pagar facturas o aprobar solicitudes de pago
- Haz clic en Confirmar para aplicar los cambios