La función de presupuestos permite a los Titulares y Administradores establecer límites de gasto por equipo y asignar un Manager para supervisar cada uno ✨.
Los gastos se registran en tiempo real a medida que los miembros del equipo gastan, lo que te da una visibilidad completa sobre los costes del equipo sin bloquear los pagos.
La gestión de presupuestos para equipos está incluida a partir del plan Essential.
La creación y gestión de presupuestos solo está disponible en 💻 web; los Managers pueden ver los presupuestos que se les han asignado tanto en 💻 web como en 📱 móvil.
¿Cómo creo un nuevo presupuesto?
Desde Gastos > Presupuestos, los Titulares y Administradores pueden:
- Crear un presupuesto y asignarlo a un equipo
- Hacer seguimiento en tiempo real de los gastos vinculados a ese presupuesto
- Asignar un Manager para supervisar y hacer seguimiento del presupuesto
- Editar un presupuesto en cualquier momento
- Archivar presupuestos
Antes de crear un presupuesto, ten en cuenta lo siguiente:
- Puedes crear hasta un presupuesto por equipo
- Los presupuestos pueden configurarse como mensuales o globales (abarcando todo el periodo)
- Un presupuesto puede incluir hasta dos periodos de 12 meses, que pueden solaparse entre años naturales
- Los presupuestos se pueden planificar hasta 12 meses por adelantado
☝️ Alcanzar o superar el límite del presupuesto no bloquea los pagos futuros; solo activa una notificación al Manager asignado o al Administrador/Titular.
¿Cuál es el papel de un Manager en los presupuestos?
Como Manager, eres responsable de supervisar un presupuesto específico asignado a tu equipo por el Titular o el Administrador. Tu papel consiste en controlar el gasto, asegurarte de que el equipo se mantiene dentro del presupuesto, y señalar al Titular o al Administrador cualquier ajuste necesario.
Puedes ver los presupuestos que se te han asignado y hacer seguimiento del gasto en tiempo real, pero no puedes crear, editar ni archivar presupuestos; esas acciones están reservadas a los Titulares y Administradores.
Para más información sobre los roles, consulta nuestro artículo dedicado ¿Cuáles son los distintos roles disponibles?
¿Cómo accedo a la sección de Presupuestos?
En 💻 web:
- Ve a Gastos > Presupuestos
En 📱 móvil:
- Ve a Menú
- En Gastos del equipo, pulsa Presupuestos
☝️ Los Managers solo verán los presupuestos que les haya asignado un Titular o un Administrador.
¿Cómo creo un presupuesto?
Disponible para Titulares y Administradores, solo en 💻 web.
- Ve a Gastos > Presupuestos
- Haz clic en Crear un presupuesto (arriba a la derecha)
- Selecciona un equipo y, opcionalmente, asigna a uno o varios Managers del equipo como gestores del presupuesto
- ☝️ Los gestores del presupuesto pueden asignar transacciones al presupuesto y supervisar el gasto.
- Para más información sobre cómo crear equipos, consulta nuestro artículo dedicado ¿Cómo puedo crear y editar un equipo en Qonto?
- Define el periodo del presupuesto
- Elige entre un presupuesto mensual o global. En el futuro, podrás editarlo y añadir nuevos periodos
- Define el importe global o mensual
- Haz clic en Crear un presupuesto para confirmar
¿Cómo edito un presupuesto?
Disponible para Titulares y Administradores, solo en 💻 web.
Puedes actualizar el periodo y el importe de un presupuesto en cualquier momento.
- Ve a Gastos > Presupuestos
- Haz clic en el presupuesto y selecciona Editar presupuesto (arriba a la derecha)
- Elige un nuevo periodo o importe; también puedes añadir un nuevo periodo de presupuesto en este paso
- Haz clic en Guardar cambios
☝️ No es posible cambiar la frecuencia del presupuesto (mensual ↔ global) en un presupuesto ya existente. Para cambiarla, archiva el presupuesto actual, crea uno nuevo con la frecuencia deseada, y reasigna manualmente los gastos existentes al nuevo presupuesto.
¿Cómo archivo un presupuesto?
Disponible para Titulares y Administradores, solo en 💻 web.
- Ve a Gastos > Presupuestos y haz clic en el presupuesto
- Haz clic en Archivar presupuesto (arriba a la derecha)
⚠️ El archivado es permanente: una vez archivados, todos los datos vinculados a ese presupuesto no se pueden recuperar.
¿Cómo se asignan las transacciones a un presupuesto?
Una vez creado un presupuesto para un equipo, las siguientes transacciones se
asignan automáticamente a él:
- Pagos con tarjeta realizados por los miembros del equipo
- Transferencias iniciadas por los miembros del equipo
- Solicitudes de reembolso de gastos enviadas por los miembros del equipo
Cada transacción se asigna al periodo del presupuesto en el que se ejecutó correctamente. Las transacciones también se pueden reasignar manualmente a posteriori.
¿Cómo funciona el seguimiento del presupuesto en tiempo real?
En cuanto un miembro del equipo realiza una transacción con su tarjeta Qonto o mediante una transferencia, el gasto se deduce automáticamente del presupuesto del equipo. Puedes ver las transacciones de un presupuesto y el importe restante asignado simplemente haciendo clic en el presupuesto correspondiente en la sección Presupuestos. A continuación, puedes navegar por periodo para obtener más detalles.
¿Cómo reasigno manualmente una transacción a otro presupuesto?
- Ve a Cuenta profesional > Transacciones
- Haz clic en la transacción que quieres reasignar
- En los detalles de la transacción, ve a la sección Presupuesto y selecciona el nuevo presupuesto (o elimínala de cualquier presupuesto)
- Los Titulares y Administradores pueden asignar o reasignar cualquier transacción a cualquier presupuesto
- Los Managers solo pueden reasignar transacciones dentro de los presupuestos que se les han asignado
¿Puede un Manager ajustar el presupuesto?
No — solo los Titulares y Administradores pueden crear o ajustar presupuestos. Si consideras que el presupuesto debe aumentarse o reducirse, comunícalo al Titular o al Administrador encargado de las finanzas.
¿Qué debo hacer si mi equipo está cerca de superar el presupuesto?
Alcanzar o superar el límite del presupuesto no bloquea los pagos futuros, pero es importante actuar rápidamente. Revisa con tu equipo los próximos gastos y determina cuáles son necesarios. Si se necesita un ajuste, contacta con el Titular o el Administrador; solo ellos pueden editar el importe del presupuesto.
¿Cómo funcionan las notificaciones de presupuesto?
Los Managers de presupuesto asignados reciben notificaciones push y por correo electrónico en dos umbrales:
- Cuando el gasto alcanza el 80% del importe presupuestado
- Cuando el gasto alcanza el 100% del importe presupuestado
La configuración de las notificaciones se puede personalizar en los ajustes de la app Qonto.