La funcionalidad de presupuesto permite a los Owners y Admins establecer límites de gasto por equipo y asignar un Manager para supervisar cada uno ✨.
Los gastos se registran en tiempo real a medida que gastan los miembros del equipo, dándote una visibilidad completa sobre los costes del equipo sin bloquear los pagos.
Hasta que el nuevo empaquetado entre en vigor en octubre de 2026, esta funcionalidad sigue estando disponible a través de los add-ons actuales de Accounts Payable y Expense & Spend Management. A partir de octubre de 2026, la gestión de presupuestos por equipos se incluirá en los planes Essential+.
La creación y gestión de presupuestos está disponible solo en 💻 web; los Managers pueden ver los presupuestos que se les han asignado tanto en 💻 web como en 📱 móvil.
¿Qué es la funcionalidad de presupuesto y qué puedo hacer con ella?
Desde Gastos del equipo > Presupuestos, los Owners y Admins pueden:
- Crear un presupuesto y asignarlo a un equipo
- Seguir en tiempo real los gastos vinculados a ese presupuesto
- Asignar un Manager para supervisar y hacer seguimiento del presupuesto
Antes de crear un presupuesto, ten en cuenta lo siguiente:
- Puedes crear hasta un presupuesto por equipo
- Los presupuestos se pueden configurar como mensuales o globales (cubriendo todo el periodo)
- Un presupuesto puede incluir hasta dos periodos de 12 meses, que pueden superponerse entre años naturales
- Los presupuestos se pueden planificar hasta 12 meses de antelación
☝️ Alcanzar o superar el límite del presupuesto no bloquea futuros pagos — solo activa una notificación al Manager asignado.
¿Cuál es el rol de un Manager en los presupuestos?
Como Manager, eres responsable de supervisar un presupuesto específico asignado a tu equipo por el Owner o el Admin. Tu función es controlar el gasto, asegurarte de que el equipo se mantenga dentro del presupuesto y señalar al Owner o al Admin cualquier ajuste necesario.
Puedes ver los presupuestos que te han asignado y seguir el gasto en tiempo real, pero no puedes crear, editar ni archivar presupuestos — esas acciones están reservadas para los Owners y Admins.
¿Cuáles son los roles en Qonto y cuál debería asignar?
¿Cómo accedo a la sección de Presupuestos?
En 💻 web:
- Ve a Gastos del equipo > Presupuestos
En 📱 móvil:
- Ve a Menú
- Toca Gastos del equipo y luego Presupuestos
☝️ Los Managers solo verán los presupuestos que les haya asignado un Owner o Admin.
¿Cómo creo un presupuesto?
Disponible para Owners y Admins solo en 💻 web.
- Ve a Gastos del equipo > Presupuestos
- Haz clic en Crear un presupuesto (arriba a la derecha)
- Selecciona un equipo existente y asigna un Manager — o crea un nuevo equipo haciendo clic en Crear un equipo
- Define el periodo del presupuesto e introduce el importe total o mensual
- Haz clic en Continuar para confirmar
¿Cómo edito un presupuesto?
Disponible para Owners y Admins solo en 💻 web.
Puedes actualizar el periodo y el importe de un presupuesto en cualquier momento.
- Ve a Gastos del equipo > Presupuestos
- Haz clic en el presupuesto y luego selecciona Editar presupuesto (arriba a la derecha)
- Elige un nuevo periodo o importe — también puedes añadir un nuevo periodo de presupuesto en este paso
- Haz clic en Guardar
☝️ No es posible cambiar la frecuencia de un presupuesto existente (mensual ↔ global). Para cambiarla, archiva el presupuesto actual, crea uno nuevo con la frecuencia deseada y reasigna manualmente los gastos existentes al nuevo presupuesto.
¿Cómo archivo un presupuesto?
Disponible para Owners y Admins solo en 💻 web.
- Ve a Gastos del equipo > Presupuestos y haz clic en el presupuesto
- Haz clic en Archivar (arriba a la derecha)
⚠️ Archivar es permanente — todos los datos vinculados a ese presupuesto no se podrán recuperar una vez archivado.
¿Cómo se asignan las transacciones a un presupuesto?
Una vez creado un presupuesto para un equipo, las siguientes transacciones se le asignan automáticamente:
- Pagos con tarjeta realizados por los miembros del equipo
- Transferencias iniciadas por los miembros del equipo
- Solicitudes de reembolso de gastos enviadas por los miembros del equipo
Cada transacción se asigna al periodo del presupuesto en el que se ejecutó correctamente. Las transacciones también se pueden reasignar manualmente a posteriori.
¿Cómo funciona el seguimiento del presupuesto en tiempo real?
En cuanto un miembro del equipo realiza una transacción con su tarjeta Qonto o mediante una transferencia, el gasto se deduce automáticamente del presupuesto del equipo. Puedes ver las transacciones de un presupuesto y el importe restante asignado simplemente haciendo clic en el presupuesto correspondiente en la sección Presupuestos. Después puedes navegar por periodo para obtener más detalles.
¿Cómo reasigno manualmente una transacción a otro presupuesto?
- Ve a Cuenta Business > Transacciones
- Haz clic en la transacción que quieres reasignar
- En los detalles de la transacción, ve a la sección Presupuesto y selecciona el nuevo presupuesto (o elimínala de cualquier presupuesto)
- Los Owners y Admins pueden asignar o reasignar cualquier transacción a cualquier presupuesto
- Los Managers solo pueden reasignar transacciones dentro de los presupuestos que se les han asignado
¿Puede un Manager ajustar el presupuesto?
No — solo los Owners y Admins pueden crear o ajustar presupuestos. Si crees que el presupuesto debe aumentarse o reducirse, comunícaselo al Owner o al Admin encargado de las finanzas.
¿Qué debo hacer si mi equipo está cerca de superar el presupuesto?
Alcanzar o superar el límite del presupuesto no bloquea futuros pagos, pero es importante actuar con rapidez. Revisa con tu equipo los próximos gastos y determina cuáles son necesarios. Si se necesita un ajuste, contacta con el Owner o el Admin — solo ellos pueden editar el importe del presupuesto.
¿Cómo funcionan las notificaciones de presupuesto?
Los Managers de presupuesto asignados reciben notificaciones push y por email en dos umbrales:
- Cuando el gasto alcanza el 80% del importe presupuestado
- Cuando el gasto alcanza el 100% del importe presupuestado
La configuración de las notificaciones se puede personalizar en los ajustes de la app de Qonto.