Centraliza todos los documentos de tu empresa y ahorra tiempo 🚀 con el Documents Home de Qonto: tu único centro para subir, organizar y recuperar cualquier documento.
Documents Home funciona mediante un flujo sencillo de tres pasos: subes los documentos, Qonto detecta automáticamente su tipo y los archiva, y todo lo que no ha podido clasificar aparece en una lista breve para que lo gestiones rápidamente.
Esta función está disponible en todos los planes de Qonto para todos los usuarios en 💻 web, a través del elemento Documentos en la navegación principal.
¿Cómo subo documentos a mi Documents Home?
Puedes añadir documentos a tu Documents Home desde varios puntos de entrada; Qonto los procesa todos a través del mismo flujo:
- Subida directa: ve a Documentos en la navegación principal y arrastra y suelta tus archivos, o haz clic para subirlos. Puedes soltar hasta 20 archivos a la vez, con un tamaño máximo de 15 MB por archivo.
- Widget de la página de inicio: usa el acceso rápido disponible directamente desde tu página de inicio de Qonto.
- Reenvío por correo: reenvía documentos a tu dirección de correo dedicada de Qonto.
No hay límite en el tipo de documento en la fase de subida: se aceptan facturas, recibos, contratos, nóminas y muchos más.
Una vez subido, Qonto se encarga del resto en segundo plano: detecta el tipo de documento, lo clasifica, extrae la información clave, y lo archiva automáticamente. Solo necesitas intervenir en los documentos que no ha podido colocar por sí mismo.
¿Dónde puedo ver qué ha pasado con mis documentos?
La sección Recientes de tu Documents Home te ofrece una visión completa de cada documento que ha llegado, sea cual sea el punto de entrada que haya usado.
Para cada documento, puedes ver:
- Dónde se archivó automáticamente (por ejemplo, vinculado a una transacción, enviado a Facturas de proveedores, o guardado en tu archivo contable)
- Si todavía requiere alguna acción por tu parte
Los documentos que se vincularon o archivaron correctamente ya están resueltos y se marcan como completados. Los documentos que necesitan tu intervención aparecen en una lista dedicada llamada "Necesita tu atención": ahí es donde debes centrar tu atención.
¿Cómo clasifico los documentos que Qonto no pudo archivar automáticamente?
Cuando Qonto no puede determinar automáticamente qué hacer con un documento, este aparece en tu lista "Necesita tu atención" con una acción sugerida.
Según el documento, puede que se te pida:
- Confirmar el tipo de documento — si Qonto lo detectó parcialmente o no lo detectó en absoluto, selecciona el tipo correcto de la lista mostrada.
- Elegir un destino — para documentos como facturas o notas de crédito en los que no está claro el enrutamiento (por ejemplo, lado proveedor o cliente), elige a dónde debe ir.
- Vincular a una transacción — para facturas, recibos, nóminas y notas de crédito que no se pudieron vincular automáticamente, selecciona la transacción correcta entre los candidatos ordenados que se muestran. El importe se rellena previamente a partir de la extracción y se puede editar antes de confirmar.
El flujo está diseñado en torno a la pregunta "¿Qué quieres hacer con esto?", en lugar de pedirte que clasifiques los documentos tú mismo: Qonto se encarga del trabajo pesado siempre que puede.
¿Qué tipos de documentos puedo archivar para su almacenamiento?
Qonto admite una amplia variedad de tipos de documentos contables y administrativos en tu área de Almacenamiento. Según el tipo, el archivado es automático o requiere un paso manual rápido por tu parte.
Los formatos aceptados son PDF, JPG y PNG, con un tamaño máximo de archivo de 15 MB.
Clasificados y archivados automáticamente; no requieren ninguna acción:
- Facturas de proveedores, facturas de clientes y notas de crédito
- Recibos
Admitidos, pero requieren que confirmes el tipo manualmente:
- Nóminas, extractos de cuenta y RIB
- Contratos de alquiler y contratos de préstamo
- Contratos comerciales y calendarios de pago
- Certificados de la URSSAF, avisos fiscales y expedientes de declaración de impuestos
- Cuentas anuales
- Justificantes de declaración de IVA y justificantes de pago de IVA
- Cualquier documento que clasifiques como "Otro"
Cuando se necesita una entrada manual, Qonto te lo indicará en la lista "Necesita tu atención" para que selecciones el tipo de documento correcto; a partir de ahí, lo archiva automáticamente.
☝️ Para los documentos contables (extractos, contratos, certificados, etc.), puedes actualizar el tipo de documento en cualquier momento. Para los documentos financieros (facturas, recibos, notas de crédito, etc.), puedes cambiar el tipo hasta que el documento se vincule a una transacción; una vez vinculado, el tipo queda bloqueado.
¿Cómo encuentro un documento contable que archivé anteriormente?
El área de Almacenamiento de tu Documents Home es donde se guardan todos tus documentos contables y se pueden recuperar en cualquier momento, ya sea por ti, por tu contable, o cuando se necesiten para una declaración de impuestos.
Para encontrar un documento, ve a Documentos en la navegación principal y explora la sección de Almacenamiento. Puedes filtrar por tipo de documento para acotar tu búsqueda.
Tu contable interno también tiene acceso a los documentos contables almacenados aquí.
⚠️ El área de Almacenamiento actualmente cubre solo documentos contables. Usa los filtros por tipo de documento para localizar lo que necesites de forma eficiente.