Automatiza la recopilación de tus facturas de proveedores, paga a tus proveedores en solo unos clics, y concilia tus documentos con las transacciones, todo desde un espacio centralizado. Una vez que una factura se ha conciliado con una transacción o se ha iniciado su pago, Qonto la elimina automáticamente de tu lista de espera, dejando solo los documentos que requieren tu atención.
Todos los miembros del equipo pueden acceder a la sección Facturas de proveedores, pero lo que ven y pueden hacer depende de su rol y sus permisos:
- Los Titulares y Administradores ven y gestionan todas las facturas de proveedores de la empresa.
- Los Managers ven por defecto las facturas que han subido ellos mismos. Con el permiso Gestionar facturas de proveedores, ven las facturas de su equipo o las de toda la empresa, según su alcance.
- Los Colaboradores pueden subir facturas, editar las que han subido, y solicitar pagos. Solo ven sus propias facturas.
💡 Para saber más, consulta ¿Cómo puedo delegar de forma segura la gestión de las facturas de proveedores a mi equipo?
⚠️ La sección Facturas de proveedores es independiente de la sección Facturas de clientes: no se puede usar para procesar las facturas que tú emites a tus propios clientes.
¿Cómo accedo a esta sección?
Desde la app web 💻:
- Titulares, Administradores y Managers: ve a Cuentas por pagar > Facturas de proveedores
- Colaboradores: ve a Facturas > Facturas de proveedores
Desde la app móvil 📱: pulsa Menú, y luego selecciona Facturas > Facturas de proveedores
Panel
En la parte superior de la sección, un panel ofrece a los Titulares y Administradores una visión en tiempo real de sus facturas de proveedores. Los Managers con el permiso Gestionar proveedores y facturas de proveedores también pueden verlo. Los Colaboradores no pueden ver el panel.
- A pagar hoy: el importe total que vence hoy, el número de facturas, y cuántas están vencidas.
- Próximos pagos: las facturas que vencen en los próximos 90 días.
- Facturas pagadas: las facturas pagadas en los últimos 30 días. Usa el desplegable para cambiar el periodo.
☝️Facturas de la cuota de suscripción de Qonto: si tu empresa es elegible para la facturación electrónica y ha elegido a Qonto como su Plataforma Certificada (PA), las facturas mensuales de tu cuota de suscripción de Qonto se entregan automáticamente en esta sección. Puedes verlas, descargarlas, y conciliarlas con transacciones, igual que cualquier otra factura de proveedor.
¿Cómo recopilo mis facturas?
Puedes importar las facturas de proveedores de varias formas:
- Subirlas manualmente: usa el botón Añadir una factura o arrastra y suelta los archivos en la sección
- Conectar una herramienta de almacenamiento: importa desde Google Drive o Dropbox
- Conectar tu bandeja de entrada: usa la integración con Gmail
-
Reenviarlas por correo electrónico: tus dos direcciones están en Ajustes > Reenvío de documentos
-
pay-xxx@inbox.qonto.com: para facturas pendientes de pago. Aparecen en la pestaña [A pagar]. -
receipts-xxx@inbox.qonto.com: para recibos de pagos ya realizados. Qonto intenta conciliarlos automáticamente con una transacción.
-
- Recibir facturas electrónicas automáticamente: si has activado Qonto como tu Plateforme Agréée (PA), las facturas electrónicas de tus proveedores llegan aquí por sí solas. Esto incluye tus facturas mensuales de suscripción a Qonto
Sección Revisión de documentos: todos los documentos importados se categorizan automáticamente en cuatro tipos: Factura, Recibo, Nota de crédito y Otro. Puedes filtrar por tipo para procesar tus documentos más rápido
Puedes acceder a ella a través de Tareas > Revisión de documentos.
⚠️ Las facturas y recibos que añadas a una transacción desde Cuenta profesional > Transacciones no aparecen en Facturas de proveedores
¿Cómo pago y concilio mis facturas?
Para pagar una factura:
- Haz clic en la factura
- Comprueba los datos extraídos: nombre del proveedor, IBAN o SWIFT/BIC, importe, divisa y referencia de pago
- Haz clic en Pagar. Qonto abre el flujo de transferencia SEPA o internacional/SWIFT, según la factura
- Confirma el pago
Para las transferencias SEPA, la Verificación del Beneficiario (VoP) comprueba el nombre del proveedor y el IBAN con su banco antes de que confirmes. Nunca bloquea tu pago, así que tú decides si continuar. Más información
También puedes configurar flujos de aprobación de varios niveles para encaminar las aprobaciones antes de que se pague una factura. Están disponibles con el módulo Controles de gasto de equipo.
Para pagar varias facturas a la vez, márcalas, haz clic en Pagar, revisa el resumen y confirma. Qonto concilia cada pago con su factura automáticamente. Esto está disponible en los planes de equipo.
Puedes pagar una factura en varios plazos. La factura permanece en A pagar hasta que no quede nada por pagar, y todo queda registrado en su sección Detalles del pago:
- El importe pagado hasta el momento, comparado con el total de la factura
- Todas las transacciones y notas de crédito vinculadas
- El importe restante por pagar
Para liquidar el resto en un clic, haz clic en Pagar. Qonto calcula el importe restante y lo rellena previamente. Para eliminar una transacción vinculada por error, haz clic en X junto a ella.
Si ya has pagado una factura, haz clic en Marcar como pagada, y luego selecciona la transacción correspondiente. Elige Continuar sin una transacción si has pagado fuera de Qonto.
Una vez que se paga una factura, pasa a la pestaña Completadas. Para deshacer una conciliación, abre la factura y haz clic en X. Las notas de crédito de proveedores se concilian automáticamente. Si no hay ninguna coincidencia, haz clic en "..." y selecciona Conciliar una transacción.
💡 Los clientes elegibles también pueden usar Pay Later para financiar sus facturas.
⚠️ No puedes hacer pagos en bloque de facturas de proveedores fuera de Facturas de proveedores, pagar con tarjeta, ni configurar domiciliaciones SEPA.
¿Cómo puedo gestionar y organizar mis facturas?
Búsqueda y filtros: filtra tus facturas por proveedor, fecha de vencimiento (vencidas o próximas), duplicados, documentos no reconocidos como facturas, o datos faltantes. Usa la barra de búsqueda para buscar por nombre del proveedor o número de factura. Haz clic en los encabezados de columna (Proveedor, Estado, Fecha de vencimiento) para ordenar.
Evitar duplicados: durante la importación, Qonto marca automáticamente los posibles duplicados. Haz clic en Revisa tus facturas en la notificación para comparar documentos y decidir si quieres conservarlos o eliminarlos.
Eliminar una factura: haz clic en el icono 🗑 de la parte superior derecha de la factura para eliminarla desde cualquier pestaña.
⚠️ La eliminación no es posible si hay un pago programado o si ya se ha generado una factura automática. Cancela primero el pago programado.
Gestionar tus proveedores: desde Facturas de proveedores > Lista de proveedores, busca, edita o archiva tus proveedores.
Haz clic en un proveedor para abrir su perfil y acceder a las opciones Editar o Archivar.
¿Qué debo hacer si tengo algún problema?
Quiero añadir un aviso de pago como factura de proveedor. Nuestro sistema no reconoce los avisos de pago como facturas. Primero haz la transferencia correspondiente, y luego añade manualmente el aviso de pago como documento de apoyo en la transacción desde Cuenta profesional > Transacciones.
El pago directo desde la sección Facturas de proveedores no es posible si la divisa de la factura no está admitida por Qonto. Pide a tu proveedor una factura en una divisa admitida por Qonto, y luego continúa con el flujo de transferencia correspondiente. Puedes encontrar la lista de divisas aceptadas en este artículo.