¿Cómo funciona la sección de Facturas de proveedores?

Automatiza la creación de tus facturas para agilizar los pagos a tus proveedores

Con la sección Facturas de proveedores, puedes procesar sin esfuerzo las facturas de tus proveedores desde una única pestaña, la bandeja de entrada:

1. Cobra tus facturas

2. Adjunta tus recibos y facturas pagadas a las transacciones correctas de Qonto (Más información).

3. Prioriza tus facturas pendientes de un vistazo, revisa la información de la factura y paga a tus proveedores en unos pocos clics

Una vez la factura se ha emparejado o se ha creado su pago, Qonto mueve la factura fuera de tu bandeja de entrada para que solo conserves las facturas que necesitan tu atención.

Esta función es accesible en todos los planes, a través de las aplicaciones móviles y web, para los siguientes roles:

• Titulares de cuenta y administradores.

• Managers cuyo ámbito de permisos está definido en "Toda la empresa" (y no a nivel de Equipo) y con el permiso "Subir y configurar facturas de proveedores" activado. También pueden pagar directamente a los proveedores (dentro de los límites de transferencias definidos) si también tienen habilitado el permiso para realizar y aprobar transferencias.

• Los contables pueden acceder a esta función en modo de solo visualización.

💡 Es bueno saberlo: La sección Facturas de proveedores no te permite procesar tus facturas de clientes.

También es posible configurar flujos de trabajo de aprobación de varios niveles para mantener el control sobre grandes cantidades a reembolsar o pagar. Los flujos de trabajo de aprobación están disponibles a través de los módulos de Gestión de gastos y Gestión de facturas de proveedores. 

Cómo funciona:

Para acceder a la sección de Facturas de Proveedores:

1. Ve a la sección de Facturación: 

1. 1. Desde tu interfaz web, selecciona el icono de Facturación en el menú navegador
   2. Desde la app móvil, clica en Menú en la esquina inferior derecha
2. Selecciona la sección Facturas de proveedores

En la parte superior de tu pantalla, puedes obtener información sobre la cantidad total de: 

• Facturas en tu bandeja de entrada
• Facturas pendientes
• Facturas con un pago programado
• Facturas pagadas en los últimos 30 días. 

¿Cómo puedo cobrar mis facturas?

Reúne todas tus facturas, pagadas o impagadas, en tu Bandeja de Entrada:

• Utilizando el botón Subir facturas de tu sección Facturas de proveedores, o directamente arrastrando y soltando tus documentos en el centro de la Bandeja de entrada, en tu interfaz web.

• Desde tu buzón de correo electrónico, utilizando tu dirección de correo electrónico de reenvío, accesible en Ajustes > Personalización de herramientas > Reenvío de justificantes

• Desde Google Drive o Dropbox

• Sincronizando la factura en los anexos de la transacción

💡 Bueno saber que: Las facturas y recibos añadidos manualmente a transacciones de tu Historial no aparecerán en tu sección de facturas de proveedores.

¿Cómo tramito mis facturas?

1. Para las facturas ya pagadas

• Qonto coteja automáticamente los recibos y las facturas pagadas con la transacción correcta, y mueve la factura de Todas las facturas a la pestaña Pagadas de la sección Facturas de proveedores.

• Si no hemos podido emparejar la factura con la transacción correspondiente, ve a la sección Facturas de Proveedores y haz clic en "... " al lado de la factura que quieres editar. Luego en Marcar como pagado para adjuntar manualmente la factura a la transacción correspondiente.

•  También puedes decidir no asociar la factura a ninguna transacción, si no deseas asociar la factura a ninguna.

💡Desde la sección Transacciones también puedes buscar facturas utilizando la opción Buscar en Qonto.

2. Para las facturas no pagadas:

• Para las facturas importadas en la sección de facturas de proveedores, haz clic en la factura para:
  - Editar los detalles del pago.
  - Pagar con una transferencia clásica SEPA, una transferencia internacional, una transferencia SEPA programada o una transferencia inmediata. Los clientes que cumplan los requisitos de elegibilidad también pueden beneficiarse de las opciones de Pago a Plazos para financiar el pago de sus facturas.

• Una vez creada la transferencia, Qonto mueve la factura a Pagadas en el caso de una transferencia instantánea o en la pestaña Pagos programados para el otro tipo de transferencias. Para estas últimas, la factura se moverá a Pagadas una vez ejecutada la transferencia.

• Qonto adjunta automáticamente la factura a la transacción correspondiente en tu sección Cuenta de la Empresa > Transacciones.

• También podrás descargar tu comprobante de transferencia una vez que se haya ejecutado.

👉 Tu área de Facturas de proveedores no te permite hacer transferencias masivas, pagar con tarjeta ni domiciliar tus recibos SEPA.

Revisa 👉  este artículo para aprender cómo los Managers pueden usar la función de Facturas de Proveedores. 

Asociar notas de crédito a una factura

• Qonto empareja automáticamente la nota de crédito con la transacción correcta y mueve el documento de la pestaña 'Todas las facturas' a la pestaña 'Completadas' en la sección de Facturas de Proveedores si somos capaces de detectar la transacción correcta nosotros mismos.
• Si la nota de crédito no se ha emparejado automáticamente con la transacción correspondiente, ve a la sección Facturas de proveedores, haz clic en '...' junto a la línea que deseas editar y, a continuación, selecciona 'Emparejar transacción' para adjuntar manualmente la nota de crédito a la transacción correspondiente.
• También puede optar por no asociar la nota de crédito a una operación si no desea asociar el documento a ninguna.

¿Cómo cancelar o reprogramar el pago de una factura?

Para anular una transferencia programada a través de tu sección Facturas de proveedores:

1. Comprueba el estado de tu transferencia para asegurarte de que aún no se ha ejecutado. Para más información sobre la fecha de ejecución de una transferencia, haz clic aquí.

2. En la interfaz web, ve a la sección Cuenta de la Empresa desde el menú navegador, entonces clica en Transacciones o Transferencias. Desde la app móvil, ve a la sección Transacciones o Transferencias. Selecciona la transferencia que quieras, y clica en Cancelar transferencia en la parte inferior izquierda.

Si iniciaste la transferencia desde la sección Facturas de proveedores y ha sido cancelada, rechazada o devuelta, la factura volverá a tu bandeja de entrada.

¿Cómo eliminar una factura?

Accede a la opción eliminar desde "..." sobre la factura que deseas eliminar o pulsa sobre la factura y sobre el icono de la papelera 🗑 en la esquina superior derecha.

¿Cómo eliminar una nota de crédito?

Para eliminar una nota de crédito, haga clic en los tres puntos "..." de la nota de crédito o seleccione la factura y haga clic en el icono de la papelera 🗑️ en la esquina superior derecha.

Encuentra una factura:

Puedes filtrar las facturas por proveedor, estado de pago y estado de alerta utilizando los menús desplegables de la parte superior de la página.

También puedes utilizar la barra de búsqueda para realizar una búsqueda de texto por nombre de proveedor o número de factura.

Haz clic en cualquiera de los encabezados de columna, como Proveedor, Estado o Fecha de vencimiento, para ordenar las facturas por esa columna.

Encuentra una nota de crédito:

En la sección Facturas de proveedores, haz clic en la pestaña «Todas las facturas» y, a continuación, haz clic en la cabecera de la columna «Importe» situada en la parte superior derecha para que aparezcan primero las notas de abono.

Evitar duplicados:

Para evitar pagar dos veces la misma factura de proveedor, durante la importación de tu factura aparecerá una notificación si nuestro sistema sospecha que hay un duplicado.

En este caso, puedes hacer clic en Revisar facturas en la notificación. Aparecerá una pantalla en la que se mostrará la factura importada junto con los posibles duplicados.

A continuación, podrás decidir si quieres conservarla o eliminarla.

Gestiona tu lista de proveedores:

Puedes editar o eliminar fácilmente tus proveedores desde la sección Lista de proveedores.

1. Ve a la sección Facturas. En Proveedores, haz clic en Lista de proveedores.
2. Busca a tu proveedor y haz clic sobre él, se abrirá una columna a la derecha
3. En la esquina superior derecha, haz clic en el lápiz para editar

☝️ Está bien saberlo: No puedes modificar el IBAN desde la Lista de proveedores. Para hacerlo, debes ir a la sección de Transferencias, más información en ¿Cómo se modifica o elimina un beneficiario?