Conecta tu cuenta de Gmail a Qonto y recuperaremos automáticamente las facturas y recibos de tu bandeja de entrada, importándolos directamente en tu cuenta. No es necesario descargar ni subir nada manualmente: tus documentos aparecen en Qonto automáticamente, ahorrándote un tiempo valioso.
Esta función está disponible en todos los planes de suscripción para Propietarios, Administradores, y Contables a través de la aplicación web.
¿Cuántas integraciones de Gmail hay disponibles?
Qonto ofrece dos integraciones de Gmail independientes, cada una dirigida a un tipo de documento diferente:
| Integración | Qué importa |
|---|---|
| Gmail – Importación automática de facturas de proveedores | Facturas de proveedores y notas de crédito |
| Gmail – Importación automática de facturas y recibos | Facturas y recibos |
Puedes instalar una o ambas integraciones según tus necesidades.
¿Cómo conecto mi cuenta de Gmail a Qonto?
Desde la sección de Facturas:
- Ve a Facturas de proveedores
- Haz clic en Conectar Gmail o Importar facturas
- Haz clic en Conectar y autentícate con tu cuenta de Gmail utilizando el flujo seguro de OAuth de Google
- Concede a Qonto permiso para acceder a los correos que contengan documentos relevantes
Desde ⚙️ Configuración > Integraciones y asociaciones:
- Busca Gmail - Importación automática de facturas y recibos o Gmail - Importación automática de facturas de proveedores
- Selecciona la que quieras y haz clic para instalarla
- Autentícate con tu cuenta de Gmail utilizando el flujo seguro de OAuth de Google
- Concede a Qonto permiso para acceder a los correos que contengan documentos relevantes
¿Puedo importar documentos antiguos de mi Gmail?
- ¡Sí! Elige una fecha de retroactividad (hasta 90 días atrás) desde la cual Qonto debe empezar a recuperar documentos
- Qonto revisará tu bandeja de entrada desde esa fecha en adelante para identificar los correos relevantes
¿Qué ocurre después de conectar mi cuenta de Gmail?
- Cada tres horas, Qonto revisa automáticamente tu bandeja de entrada de Gmail en busca de correos nuevos que puedan contener documentos relevantes
- Cuando se identifican documentos que cumplen los requisitos, se extraen automáticamente y se importan a tu cuenta de Qonto
- Los documentos se importan automáticamente a tu cuenta de Qonto. Según estén o no vinculados a una transacción, aparecerán en la propia transacción o en tu sección de Facturas de proveedores.
¿Qué correos analiza cada integración?
Ambas integraciones solo analizan los correos ubicados en tu bandeja de entrada, dentro del rango de fechas configurado. Los correos en tus carpetas de papelera, spam o enviados nunca se analizan.
Para proteger tu privacidad, Qonto no analiza todos tus correos, solo aquellos que probablemente contengan un documento relevante. Cada integración busca correos que tengan un archivo adjunto y cuyo asunto o nombre del archivo adjunto contenga palabras clave relacionadas con el tipo de documento que gestiona:
- La integración de Facturas de proveedores busca palabras clave relacionadas con facturas y notas de crédito (por ejemplo, "invoice", "facture", "rechnung"…)
- La integración de Facturas y recibos busca palabras clave relacionadas con recibos (por ejemplo, "receipt", "quittance", "recibo"…)
Las palabras clave se buscan en todos los idiomas admitidos por Qonto.
¿Qué archivos se importan de cada correo?
Independientemente de la integración que utilices, Qonto aplica las mismas reglas al decidir qué archivos importar de un correo que cumpla los requisitos:
- Tipos de archivo admitidos: PDF, JPG, JPEG y PNG
- Solo se importan los archivos adjuntos reales. Las imágenes incrustadas o mostradas dentro del cuerpo del correo, como logotipos de empresa, firmas de correo, banners o imágenes promocionales, no se importan, aunque sean del tipo de archivo correcto.
- Prevención de duplicados: Si un archivo adjunto ya se ha importado, no se volverá a importar.
💡 Consejo: Para asegurarte de que tus documentos se detecten, pide a tus proveedores o partners que envíen los archivos como archivos adjuntos (no incrustados en el cuerpo del correo).
Específico de la integración de Facturas de proveedores:
- Los archivos adjuntos cuyo nombre de archivo contenga una palabra clave relacionada con recibos (por ejemplo, "receipt", "quittance", "recibo"…) se excluyen automáticamente, incluso si están adjuntos a un correo que, por lo demás, cumple los requisitos. Esta integración se centra exclusivamente en facturas y notas de crédito.
Importé una factura por Gmail pero no la encuentro: ¿dónde está?
Después de importar un documento desde Gmail, puede terminar en distintos lugares dependiendo de si Qonto pudo vincularlo automáticamente a una transacción:
1. Tu factura se vinculó automáticamente a una transacción
Si Qonto encuentra una transacción coincidente, el documento se adjunta automáticamente a ella. Lo encontrarás directamente en la transacción, en la vista de Transacciones, no en la sección de Facturas de proveedores.
2. Tu factura se importó pero no se vinculó a ninguna transacción
Si no se encuentra ninguna transacción coincidente, el documento permanece en la sección de Facturas de proveedores. Puedes encontrarlo ahí y adjuntarlo manualmente a la transacción correcta.
3. Tu factura no aparece en ningún sitio
Si ya has importado el mismo archivo anteriormente, no se volverá a importar para evitar duplicados. Comprueba si la factura ya se procesó en una importación anterior.
💡 Consejo: Si parece que falta una factura, comprueba estos lugares en orden: (1) los archivos adjuntos de la transacción esperada, (2) la sección de Facturas de proveedores, (3) si el archivo ya se había importado anteriormente.
¡Eso es todo! Tus documentos ahora se sincronizarán automáticamente de Gmail a Qonto. Para soporte adicional, contacta con nuestro equipo en cualquier momento: support@qonto.com