¿Cómo migrar tu facturación a Qonto?

¡Migrar tu facturación a Qonto ahora es más fácil que nunca! Ya sea que necesites importar tus clientes, productos y servicios, o facturas anteriores, hemos desarrollado soluciones para garantizar una transición sin problemas.

Esta guía explica cómo importar tus datos a Qonto de forma manual o automática. Esto está disponible para todos los planes de precios, desde la versión web 🖥️ de tu aplicación Qonto. 

¿Cómo funciona el proceso de importación?

Facturas anteriores

Puedes importar tus facturas anteriores de las siguientes formas:

• Importándolas directamente en la sección Facturas de clientes como archivos PDF, PNG o JPEG, o:
• Conectando una integración de facturación para importar automáticamente tus últimas 50 facturas de clientes.
• Usando el Operator (el asistente de IA integrado de Qonto) para una importación guiada dentro de la app, o conectando el agente de IA de tu elección, como Claude, a través de Qonto MCP para una migración sin intervención manual.

💡 Si ya emites facturas electrónicas, Qonto también acepta los formatos ZUGFeRD y XRechnung al importar tus facturas anteriores.

Clientes

Puedes importar tu lista de clientes de las siguientes formas:

• Subiendo un archivo en formato CSV, XLSX o XLS (hasta 5 MB) a través de la sección Lista de clientes, o
• Conectando una integración de facturación para una importación automatizada. Es una migración puntual, no una sincronización. Puedes realizar la migración varias veces; sin embargo, no es una sincronización en tiempo real.

💡 Cuando importas facturas manualmente, Qonto también detecta los clientes mencionados en ellas y sugiere añadirlos la próxima vez que crees una factura, así que puede que no necesites importar esos clientes por separado.

Productos y servicios

Actualmente, estos solo se pueden importar subiendo un archivo en formato CSV, XLSX o XLS (hasta 5 MB) a través de la sección Productos y servicios.

⚠️ Nota: Tanto para la importación de tus clientes como de tus productos/servicios, te enviaremos un correo electrónico confirmando si la importación fue total o parcialmente correcta, detallando cualquier fila o dato que no se haya podido importar.

¿Cómo importar tus datos?

Importar facturas de clientes anteriores

Opción 1: Manual

1. Haz clic en Importar elementos en la parte superior derecha de la página de Facturas de clientes en tu sección de Facturas, o arrastra y suelta.
2. Sube tu archivo (archivos PDF, PNG o JPEG).
3. Qonto comprueba automáticamente tu archivo contra tus transacciones existentes. Si encontramos un pago que coincide, el estado de la factura se actualiza automáticamente. Si detectamos un cliente en tu archivo, también te sugeriremos añadirlo a tu lista de clientes la próxima vez que crees una factura, con un solo clic.

Opción 2: Integración con herramientas de facturación

Desde la sección Facturas de clientes:

1. Haz clic en el botón Activar integraciones y herramientas 🔌
2. Pulsa Importar clientes y facturas de clientes

3. Explora y selecciona la integración que uses entre las herramientas admitidas de la lista: Chargebee, Evoliz (Sync), Sellsy, Zoho Invoice (Migrate).

   💡 Qonto trabaja continuamente para añadir más integraciones. Si tu herramienta no aparece en la lista, ¡avísanos en la sección Integraciones y asociaciones de tu app!

4. Introduce tus datos de acceso a la herramienta de integración para establecer la conexión.
5. Gestiona los clientes y facturas importados.

Ten en cuenta que es una migración puntual, no una sincronización. Puedes realizar la migración varias veces; sin embargo, no es una sincronización en tiempo real (esto solo forma parte del módulo AR).

Opción 3: Usando un asistente de IA

¿Prefieres que la IA lo haga por ti? Tienes dos opciones:

• El Operator, el asistente de IA integrado de Qonto. Abre una conversación directamente en tu app de Qonto y dile lo que necesitas. No requiere configuración, y te guía paso a paso durante la migración.
• Tu propio agente de IA, a través de Qonto MCP. MCP (Model Context Protocol) es una forma de conectar de manera segura un asistente de IA, como Claude, a tu cuenta de Qonto. Una vez conectado, puedes hacer la migración directamente desde tu agente de IA preferido: basta con describir lo que quieres en lenguaje sencillo (por ejemplo, "importa estos clientes desde este archivo"), y él se encarga del resto.

Importar clientes

Opción 1: Subida de archivo

1. Haz clic en Importar clientes en la parte superior derecha de la página, en tu sección de Facturas.
2. Elige Por subida de archivo y arrastra tu archivo en formato CSV, XLSX o XLS (hasta 5 MB) hasta el área indicada, o selecciónalo desde tu ordenador.
3. Asegúrate de que tu archivo incluye una columna con nombres de empresa o nombre y apellidos de tus clientes. Esto es obligatorio. 💡 Consejo: revisa bien tus datos antes de subirlos para evitar filas vacías o columnas mal emparejadas.
4. Revisa y empareja las columnas de tu archivo con los campos de Qonto usando los menús desplegables proporcionados. Los campos admitidos incluyen:
   • Nombre de la empresa
   • Nombre, Apellido
   • Dirección de correo electrónico
   • Dirección
5. Confirma la importación. Si alguna fila no puede importarse por falta de datos, te lo notificaremos por correo electrónico.

Opción 2: Integración con herramientas de facturación

Desde la sección Lista de clientes:

1. Haz clic en Importar clientes > Por integración y selecciona una herramienta admitida de la lista: Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice.
   💡 Qonto trabaja continuamente para añadir más integraciones. Si tu herramienta no aparece en la lista, ¡avísanos en la sección Integraciones y asociaciones de tu app!
2. Sigue el flujo de conexión y autoriza la integración.
3. Una vez establecida la conexión, tu lista de clientes se sincronizará automáticamente.

Ten en cuenta que es una migración puntual, no una sincronización. Puedes realizar la migración varias veces; sin embargo, no es una sincronización en tiempo real (esto solo forma parte del módulo AR).

Importar productos y servicios

1. Haz clic en Importar elementos en la parte superior derecha de la página, en tu sección de Facturas.
2. Sube tu archivo (formato CSV, XLSX o XLS, máx. 5 MB).
3. Verifica que el archivo incluye una columna con el nombre de cada elemento (obligatorio).
4. Empareja las columnas de tu archivo con los campos de Qonto, como:
   • Nombre del elemento
   • Descripción
   • Precio unitario
5. Confirma la importación. Cualquier fila con datos faltantes (por ejemplo, nombres de elementos) no se importará, y te lo notificaremos por correo electrónico.

¿Qué pasa si mi importación solo tiene éxito parcialmente?

Recibirás un correo electrónico con los detalles de las filas o campos que no se pudieron importar. Puedes corregir el archivo e intentar volver a importar los datos faltantes.

¿Cómo puedo importar datos desde mi herramienta actual?

Puedes exportar un archivo csv, xlsx o xls desde tu herramienta o a través de las integraciones admitidas. Si tu herramienta de facturación actual no aparece en la lista, puedes exportar manualmente tus facturas como archivo y subirlas a Qonto. También puedes usar el Operator o tu propio agente de IA a través de Qonto MCP para que se encargue de la importación directamente por ti, sin necesidad de un archivo de exportación.

¿Por qué no puedo recuperar o sincronizar automáticamente las facturas desde mi herramienta actual?

La sincronización periódica solo está disponible para usuarios con el módulo Accounts Receivable (AR). Si tu herramienta todavía no admite la sincronización, no dudes en sugerirla en la sección Integraciones y asociaciones de tu app.

¿Puedo descargar mis listas de clientes o de artículos desde otras herramientas?

Sí, la mayoría de las herramientas de facturación admiten la exportación en CSV. El botón de exportación suele encontrarse en la misma sección que la lista de clientes o de artículos. Puedes consultar su documentación o contactar con su soporte para obtener ayuda.