Para optimizar la gestión de justificantes digitalizados, puedes enviarnos tus facturas y recibos digitales directamente por email, a una dirección específica de Qonto. Las asociaremos automáticamente a las transacciones correspondientes. ¡Ya no tendrás que añadirlas manualmente!

☝️ Esta funcionalidad está disponible para todos los planes.

¿Qué pasará con los recibos en papel? Si los has transferido a Qonto antes de diciembre de 2020, se podrán almacenar y certificar con el mismo valor legal que tus recibos digitalizados. Consulta este artículo para más información.

¿Cómo funciona?

Cuando recibas una factura o un recibo del proveedor por email, lo puedes transferir directamente a la dirección email Qonto específica a tu empresa. Puedes encontrar esta dirección email en tu aplicación web Qonto, haz clic en el nombre de tu empresa, luego selecciona Ajustes  > Reenvío de justificantes.

Importante: Asegúrate de enviar estos documentos desde la dirección email que utilizas en Qonto: no se reconocerán las direcciones externas.

Nuestro algoritmo detecta esta información automáticamente y empareja el recibo con su transacción correspondiente. A continuación, ¡aparece mágicamente en tu aplicación Qonto! Como ventaja añadida, el IVA se detecta y se aplica a la transacción en Qonto automáticamente 😉 .

Para los recibos contenidos en el cuerpo del correo electrónico en lugar de un archivo adjunto (un recibo de Uber, por ejemplo), lo convertimos en un PDF y lo asociamos a la transacción.

¿Puedo utilizar una dirección de correo electrónico externa o genérica para gestionar las facturas y los recibos?

Sí que puedes. Además, ¡permitirá a tus empleados reenviar sus recibos de gastos aunque no sean miembros de Qonto!

Puedes configurar este proceso fácilmente:

1. Lista blanca de direcciones de correo electrónico: En la configuración de tu aplicación, simplemente incluye en la lista blanca la dirección de correo electrónico que deseas utilizar. Una vez incluida, nuestro sistema la reconocerá y todos los recibos que se envíen desde ella se aceptarán y procesarán automáticamente.
2. Reenvío automático: Configura el reenvío automático desde la dirección de correo electrónico externa elegida directamente a tu dirección de correo electrónico de reenvío Qonto dedicada. Así, tus empleados pueden enviar sus recibos a la dirección de correo electrónico que hayas designado, que los reenviará automáticamente a tu dirección de correo electrónico de reenvío de Qonto para importarlos a tu cuenta y asociarlos a los pagos correspondientes. Más información: Reenviar mensajes de Gmail automáticamente a otra cuenta

Esta función está diseñada para proporcionar flexibilidad y eficiencia en el procesamiento de todos los documentos financieros relevantes, independientemente de la dirección de correo electrónico de origen.

☝️ Nota: Solo puedes poner en la lista blanca una dirección de correo electrónico a la vez en el sistema.

¿Cuáles son los pasos a seguir después de enviar un recibo a Qonto por correo electrónico?

Una vez que recibas una factura por email, existen tres posibilidades:

1. En la mayoría de los casos, asociamos automáticamente el justificante a la transacción correspondiente. Te enviaremos después un email de confirmación con un enlace a la aplicación web Qonto, para que puedas hacer modificaciones si lo ves necesario.

2. Si tenemos alguna duda sobre la transacción exacta, te haremos sugerencias. Así tú solo tendrás que hacer clic en la transacción correcta.

3. Si no podemos encontrar una transacción para el recibo, te lo haremos saber por correo electrónico. En este caso, puedes:

   - Recuperar el recibo y relacionarlo manualmente con la transacción correcta desde la sección Facturas de proveedores

   - Descargar el recibo y adjuntarlo manualmente desde la sección Transacciones.

    

   💡 Es bueno saberlo: Si se envía una factura antes de que se complete la transacción, puedes seguir remitiéndonos el documento. Lo asociaremos a la transacción automáticamente una vez que se haya completado.