Controla y reembolsa los desplazamientos profesionales directamente desde Qonto 🚀. Sin necesidad de cálculos manuales. Cuando un miembro del equipo utiliza su vehículo personal para un desplazamiento profesional, puede enviar una solicitud de kilometraje y recibir una transferencia instantánea a su IBAN personal una vez aprobada.
La función está disponible en los planes Essential, Business y Enterprise (sin necesidad de complemento) para empresas registradas en Francia, Alemania y España. Es accesible tanto en 💻 web como en 📱 móvil.
¿Quién puede usar la función de reembolso de kilometraje?
El acceso a esta función depende del rol del usuario:
- Enviar una solicitud: Propietarios, Administradores, Gestores y Empleados
- Aprobar o rechazar una solicitud: Propietarios, Administradores y Gestores con los permisos de transferencia activados
☝️ Los usuarios con el rol de Contable no pueden enviar, aprobar ni rechazar solicitudes de kilometraje.
Los Propietarios, Administradores y Gestores con permisos de transferencia también pueden aprobar y reembolsar sus propias solicitudes de kilometraje, siguiendo los mismos pasos que cualquier otro aprobador.
¿Qué necesito para enviar una solicitud de kilometraje?
- El punto de partida y el destino de tu desplazamiento
💡 Puedes elegir tu ruta usando Google Maps en nuestra app. Calculará automáticamente la distancia entre los dos puntos, y también puedes convertir esto en un trayecto de ida y vuelta. - El tipo de vehículo y la potencia fiscal: puedes encontrar la potencia fiscal de tu vehículo en su tarjeta de circulación.
💡 El importe del reembolso se calcula automáticamente a partir de las ubicaciones y los datos del vehículo que proporciones; no se puede añadir ni editar manualmente. - El motivo del desplazamiento: aporta más contexto sobre tu gasto para tu Administrador o Gestor.
- Tu IBAN personal: puedes añadirlo al enviar la solicitud o guardarlo con antelación en tu perfil.
💡 Tu IBAN se guarda en tu perfil y se puede añadir o actualizar directamente desde ahí.
¿Cómo envío una solicitud de kilometraje?
En 💻 web
- Ve a Gastos > Informes de gastos y haz clic en Crear informe de gastos
- Selecciona Añadir un gasto de kilometraje
- Define la ruta de tu desplazamiento con Google Maps, confírmala, indica el motivo del desplazamiento y pulsa añadir al informe
- Revisa tu informe de gastos, añade tu IBAN y envíalo
En 📱 móvil
- Menú → Informes de gastos y haz clic en Crear informe de gastos
- Selecciona Añadir un gasto de kilometraje
- Define la ruta de tu desplazamiento con Google Maps, confírmala, indica el motivo del desplazamiento y pulsa añadir al informe
- Revisa tu informe de gastos, añade tu IBAN y envíalo
Una vez enviada, puedes seguir el estado de tu solicitud en la sección Informes de gastos. Si se aprueba, recibirás una transferencia instantánea a tu IBAN. Si se rechaza, recibirás un correo electrónico y una notificación en la app con el motivo.
¿Cómo se calcula el importe del reembolso?
El importe del reembolso lo calcula Qonto automáticamente, basándose en la escala kilométrica oficial francesa (barème kilométrique) publicada cada año por la administración fiscal francesa. La tarifa aplicada depende de la potencia fiscal de tu vehículo y de la distancia total recorrida.
💡 No puedes introducir ni editar manualmente el importe del reembolso; se calcula automáticamente a partir de los detalles del trayecto y los datos del vehículo que proporciones.
¿Cómo se calcula la distancia total?
El solicitante selecciona el punto de partida y de llegada usando Google Maps desde la app de Qonto. Para calcular la distancia, utilizamos una integración con Google Maps que proporciona una ruta precisa. También puedes convertir un trayecto de ida en un trayecto de ida y vuelta al definir tu ruta.
¿Cómo aprobar o rechazar una solicitud de kilometraje?
Cuando un miembro del equipo envía una solicitud de kilometraje, los Propietarios, Administradores y Gestores con los permisos de transferencia activados reciben un correo electrónico y una notificación push.
En 💻 web
- Ve a Tareas > Por aprobar
- Selecciona la solicitud y haz clic en Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar
- Si solicitas cambios o rechazas la solicitud, incluye un motivo para que el solicitante entienda por qué
En 📱 móvil
- Pulsa Tareas > Por aprobar
- Selecciona la solicitud y haz clic en Aprobar, Solicitar cambios o Rechazar
- Si solicitas cambios o rechazas la solicitud, indica un motivo para que el solicitante entienda por qué
Una vez aprobada, el solicitante recibe una transferencia instantánea a su IBAN. También puedes gestionar las solicitudes pendientes desde la sección Informes de gastos
¿Puedo configurar un flujo de aprobación para las solicitudes de kilometraje?
Sí. Puedes configurar un flujo de aprobación con varios niveles para mantener el control sobre las solicitudes de informes de gastos en general. Consulta esta FAQ.
¿Cómo puedo ver el estado de mi solicitud?
Puedes ver el estado de tu solicitud en la sección Solicitudes. Cuando se aprueba una solicitud de reembolso, recibirás una transferencia instantánea de reembolso al IBAN seleccionado. Cuando se rechaza una solicitud, recibirás un correo electrónico y una notificación con un motivo proporcionado por tu Administrador o Gestor. Puedes verlo haciendo clic en la solicitud.