Registra y reembolsa los desplazamientos por motivos de trabajo directamente desde Qonto 🚀 — sin necesidad de cálculos manuales. Cuando un miembro del equipo utiliza su vehículo personal para un desplazamiento de trabajo, puede enviar una solicitud de kilometraje y recibir una transferencia instantánea a su IBAN personal una vez aprobada.
La funcionalidad está disponible en los planes Essential, Business y Enterprise (sin necesidad de add-on) para empresas registradas en Francia. Es accesible tanto en 💻 web como en 📱 móvil.
¿Quién puede usar la funcionalidad de reembolso por kilometraje?
El acceso a esta funcionalidad depende del rol del usuario:
- Enviar una solicitud: Owners, Admins, Managers avanzados y Colaboradores
- Aprobar o rechazar una solicitud: Owners, Admins y Managers avanzados con permisos de transferencia habilitados
☝️ Los usuarios con el rol de Contable no pueden enviar, aprobar ni rechazar solicitudes de kilometraje.
Los Owners, Admins y Managers avanzados con permisos de transferencia también pueden aprobar y reembolsar sus propias solicitudes de kilometraje, siguiendo los mismos pasos que cualquier otro aprobador.
¿Cómo envío una solicitud de kilometraje?
Antes de enviarla, asegúrate de tener a mano la siguiente información:
- Punto de partida y destino de tu desplazamiento
- Tipo de vehículo y potencia fiscal (la encontrarás en el permiso de circulación de tu vehículo)
- Motivo del desplazamiento
- Tu IBAN personal (puedes añadirlo al enviar la solicitud o guardarlo con antelación en tu perfil)
💡 El importe del reembolso se calcula automáticamente en función de las escalas fiscales oficiales — no puedes introducirlo ni editarlo manualmente.
En 💻 web:
- Ve a Gastos del equipo > Reembolsos y haz clic en Enviar un gasto
- Selecciona Kilometraje
- Configura tu ruta con Google Maps, confírmala y luego completa el motivo del desplazamiento y tu IBAN
En 📱 móvil:
- Toca Solicitudes y luego selecciona Kilometraje
- Configura tu ruta con Google Maps, confírmala y luego completa el motivo del desplazamiento y tu IBAN
Una vez enviada, puedes consultar el estado de tu solicitud en la sección Solicitudes. Si se aprueba, recibirás una transferencia instantánea a tu IBAN. Si se rechaza, recibirás un email y una notificación en la app con el motivo.
¿Cómo se calcula el importe del reembolso?
Cada año, la administración fiscal española establece las directrices para el reembolso por kilometraje.
La AEAT ha establecido, el 17 de julio de 2023, que el importe sería de 0,26 € por kilómetro, por lo que el cálculo sería el siguiente:
* d*0,26 d= distancia recorrida
d = distancia recorrida en km
Ejemplo: Un desplazamiento de 50 km en un coche de 6 cv, habiendo recorrido ya 6.000 km ese año → tarifa = 0,374 €/km → reembolso = 18,70 €
El importe total a reembolsar se calcula multiplicando la distancia total recorrida (en una única solicitud) por la tarifa por km.
👉 Supongamos que el solicitante recorrió 50 km. La tarifa por km es de 0,26 euros. Por lo tanto, el importe total a reembolsar será de 0,26 multiplicado por 50, lo que equivale a 13 €.
¿Cómo se calcula la distancia total?
El solicitante selecciona el punto de partida y el punto final utilizando Google Maps desde la app de Qonto. Para calcular la distancia, utilizamos una integración con Google Maps que proporciona una ruta precisa.
¿Cómo apruebo o rechazo una solicitud de kilometraje?
Cuando un miembro del equipo envía una solicitud de kilometraje, los Owners, Admins y Managers avanzados con permisos de transferencia habilitados reciben un email y una notificación push.
En 💻 web:
- Ve a Gastos del equipo > Reembolsos > Por aprobar
- Selecciona la solicitud y haz clic en Aprobar o Rechazar
- Si la rechazas, incluye un motivo para que el solicitante entienda por qué
En 📱 móvil:
- Toca Solicitudes y selecciona la solicitud de kilometraje
- Toca Pagar por transferencia para aprobarla, o Rechazar y añade un motivo
Una vez aprobada, el solicitante recibe una transferencia instantánea a su IBAN. También puedes gestionar las solicitudes pendientes desde la sección Tareas en el menú izquierdo.
☝️ Actualmente no es posible aprobar solicitudes de kilometraje en masa.
¿Puedo configurar un flujo de aprobación para las solicitudes de kilometraje?
Sí — puedes configurar un flujo de aprobación de varios niveles para mantener el control sobre los importes de reembolso. Esto se aplica a las solicitudes de kilometraje y a todos los demás tipos de reembolso.
Para saber cómo configurarlo, consulta: ¿Cómo se pueden personalizar los flujos de trabajo de aprobación para las solicitudes de transferencia, reembolso y pago de facturas de proveedores?