Cambiar de proveedor en una domiciliación SEPA no significa empezar de cero con los mandatos de tus clientes. Qonto te permite importar tus mandatos de cliente SEPA existentes de forma masiva, para que puedas seguir cobrando pagos sin interrupciones.
Cuando transfieres tus mandatos, Qonto los actualiza automáticamente con la nueva información requerida —como tu Identificador de Acreedor SEPA— durante el primer cobro. Tus clientes no necesitarán firmar nuevos mandatos, aunque deberás volver a crear manualmente cualquier calendario de pagos en curso en Qonto.
Esta función está disponible para todos los usuarios de Qonto que hayan activado el Adeudo Directo SEPA en su cuenta, accesible a través de la 💻 aplicación web.
¿Qué necesito saber antes de importar mi mandatos?
Antes de comenzar el proceso de importación, asegúrate de tener:
- Los datos de tus mandatos existentes de tu proveedor anterior en un formato estructurado. Si no tienes este archivo, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de tu proveedor anterior y solicita un archivo para migrar tus mandatos.
- Un acuerdo sobre la fecha de transición con tu proveedor anterior para determinar cuándo se transferirán los mandatos.
- Tu nuevo Identificador de Acreedor SEPA de Qonto (disponible en la configuración de Adeudo Directo).
☝️ Importante: Los calendarios de pago o suscripciones en curso no se transferirán automáticamente. Deberás recrearlos en Qonto manualmente después de importar tus mandatos, pero tus clientes no necesitarán firmar nuevos mandatos.
⚠️ Nota sobre la migración: Al migrar desde otro proveedor, la migración del mandato y la modificación de la SCI entran en vigor después de que crees tu primer cobro en Qonto con el mandato migrado.
¿Cómo informo a mis clientes sobre el cambio de proveedor?
Las normas del Adeudo Directo SEPA exigen que notifiques a los clientes antes de cambiar de proveedor.
Tu comunicación debe incluir:
- El nombre de tu nuevo proveedor (Qonto)
- Cualquier actualización en su referencia de mandato
- Tanto tu antiguo como tu nuevo Identificador de Acreedor SEPA
- La fecha efectiva de la transición
Utiliza tus canales de comunicación habituales (correo electrónico, boletines, correo postal) para llegar a los clientes. Aquí tienes una plantilla que puedes adaptar:
Hola [Nombre_del_cliente],
Le escribimos para informarle que [nombre_del_comercio] procesará a partir de ahora los Adeudos Directos SEPA a través de Qonto.
Su mandato actual sigue siendo válido y no se requiere ninguna acción por su parte.
A partir del [fecha_efectiva], sus futuros adeudos aparecerán con:
- Nombre del acreedor: [nombre_del_comercio]
- Identificador del acreedor: [nuevo_identificador_de_acreedor]
- Referencia del mandato: [referencia_del_mandato]
Sus derechos relativos al Adeudo Directo SEPA permanecen sin cambios.
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con [nombre_del_comercio] en [email_de_soporte].
¿Cómo preparo mi archivo CSV para la importación?
Descarga la plantilla CSV directamente desde tu aplicación Qonto:
- Ve a Cuenta de empresa > Cobros por adeudo directo
- Haz clic en Gestionar mandatos de cliente
- Selecciona Importar y descarga la plantilla
Tu archivo CSV debe cumplir con estos requisitos:
- Formato de archivo: Archivo CSV válido, codificado en UTF-8, con todos los encabezados de columna requeridos.
- Tamaño de archivo: Máximo 15 MB.
- Calidad de los datos: Sin clientes duplicados (mismo nombre y correo electrónico) o referencias de mandato duplicadas.
- Tipo de cliente: Cada fila debe representar o bien a un particular o bien a una empresa, no ambos.
☝️ Importante: Al subir este archivo se crearán clientes y mandatos. Si ya tienes clientes existentes, asegúrate de usar los mismos nombres y direcciones de correo electrónico para evitar crear duplicados.
¿Qué información se requiere para cada mandato?
Cada mandato en tu CSV debe incluir información específica del cliente y del mandato.
Para clientes particulares:
- first_name y last_name — obligatorios
- company_name — debe estar vacío
- email — obligatorio, formato válido, máx. 256 caracteres
- country_code — obligatorio, 2 letras en mayúscula (ej. FR, DE, ES), debe ser un país SEPA
- city — obligatorio, máx. 35 caracteres
- locale — obligatorio, 2 letras en minúscula (ej. fr, de, en, es, pt, it, nl)
- iban — obligatorio, debe pasar la validación IBAN
Para clientes de empresa:
- company_name — obligatorio
- first_name y last_name — deben estar vacíos
- Todos los demás campos siguen los mismos requisitos que los clientes particulares
Detalles del mandato:
- signature_date — Obligatorio; formatos aceptados: YYYY-MM-DD o DD/MM/YYYY, debe ser una fecha pasada válida
- unique_mandate_reference — obligatorio, máx. 35 caracteres, debe ser único en tu archivo y en tu cuenta de Qonto
- creditor_identifier — obligatorio, debe seguir el formato de Identificador de Acreedor SEPA
⚠️ Si estás modificando la SCI (migrando desde otro proveedor): utiliza en este campo el creditor_identifier de tu proveedor anterior, así como el mandate.creditor_name original. La migración a tu nueva SCI de Qonto se procesará automáticamente durante el primer cobro.
¿Qué pasa si mi archivo contiene errores?
Después de subir tu archivo CSV, Qonto valida todas las entradas y procesa la importación.
Si tu archivo contiene errores, recibirás un correo electrónico con un CSV que detalla los problemas encontrados. Todos los mandatos importados correctamente aparecerán inmediatamente en tu sección de Mandatos de cliente.
Códigos de error y explicaciones:
-
csv_header_read: No se pudo leer el encabezado del CSV. Asegúrate de estar utilizando la plantilla oficial y que el archivo sea un CSV UTF-8 válido. -
csv_row_malformed: Una fila tiene un formato incorrecto o contiene caracteres no válidos. Revisa si faltan comillas, sobran comas o hay caracteres no compatibles. -
csv_invalid_columns: La fila no contiene el número esperado de columnas. Asegúrate de que todas las columnas requeridas estén presentes y correctamente ordenadas. -
invalid_email_format: El formato del correo electrónico no es válido (ejemplo: nombre@ejemplo.com). -
invalid_country_code: El código de país debe tener 2 letras (ej. FR, DE, ES). -
invalid_locale: El idioma (locale) debe ser un código de 2 letras (ej. FR, DE, EN). -
city_too_long: El nombre de la ciudad excede la longitud máxima de 35 caracteres. -
umr_too_long: La referencia única del mandato (UMR) excede los 35 caracteres. -
invalid_creditor_id: El identificador del acreedor no sigue el formato de Identificador de Acreedor SEPA. -
missing_client_name: El nombre del cliente es obligatorio (ya sea nombre/apellido o nombre de la empresa). -
both_individual_and_company: Un cliente no puede ser al mismo tiempo un particular y una empresa. Rellena los nombres personales o el nombre de la empresa, pero no ambos. -
invalid_iban: El formato del IBAN no es válido. -
country_not_sepa: El código de país no forma parte de la zona SEPA. -
sdd_not_enabled: El IBAN no admite Adeudo Directo SEPA. -
invalid_date: La fecha de firma no es una fecha válida. -
future_date: La fecha de firma no puede ser una fecha futura. -
duplicate_umr: La referencia única del mandato (UMR) ya existe en tu cuenta de Qonto. -
client_creation_failed: No se pudo crear el cliente. Verifica la información del cliente e inténtalo de nuevo. -
internal_error: Ocurrió un error interno al procesar la fila. Contacta con soporte si el problema persiste.
Para solucionar errores:
- Descarga el informe de errores en CSV desde el correo
- Corrige los problemas en tu archivo original
- Vuelve a subir el archivo corregido
Tus mandatos importados con éxito ya están activos; solo necesitas volver a subir las filas que contenían errores.
Si necesitas ayuda durante el proceso de importación, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarte: support@qonto.com.