Para las empresas con flujos de trabajo de ventas avanzados, el camino desde el contacto inicial con el cliente hasta la generación del presupuesto, así como el cálculo de los ingresos y beneficios, suele ser complejo y prolongado, e implica múltiples pasos de negociación.
Hasta ahora, la gestión de ventas y presupuestos ha sido un proceso fragmentado, lo que genera tareas manuales e ineficiencias que ralentizan tu ciclo de ventas.
Para hacer frente a estos retos, Qonto ha introducido Proyectos: una solución centralizada que reúne presupuestos, facturas e información de clientes, y proporciona herramientas integradas para el cálculo de ingresos y beneficios en un solo lugar. Proyectos le permite realizar un seguimiento y gestionar de forma fluida las oportunidades de venta desde las primeras etapas hasta la finalización del pago.
Proyectos está disponible exclusivamente para los usuarios con el Módulo de Seguimiento de proyectos que cuenten con roles de Titular, Administrador o Manager y tengan permisos para facturación de clientes. Esta función está disponible en todos los mercados, excepto Portugal, y cuenta con funcionalidad completa tanto en la web como en dispositivos móviles.
¿Cómo funciona la herramienta de Proyectos?
Para acceder a Proyectos, navega a Facturación > Proyectos en la aplicación web de Qonto. Este panel centralizado te ofrece una visión completa de todos tus proyectos de ventas, mostrando la información clave de un vistazo:
La información del proyecto incluye el nombre del proyecto y el cliente asociado, mientras que el campo Estado ofrece 6 estados predeterminados, con la opción de crear estados personalizados.
- Listo para presupuestar
- Esperando respuesta
- Listo para facturar
- Esperando pago
- Pagado
- Perdido
La función Acción sugerida te notifica proactivamente los siguientes pasos recomendados en función de los documentos vinculados, con recordatorios por notificación push cada lunes a las 14:00h (puedes descartar las acciones si no son relevantes).
- Presupuesto caduca en x días
- Presupuesto vencido
- Presupuesto aprobado hoy
- Factura vence en x días
- Factura vencida
Notas proporciona un campo opcional para comentarios o contexto adicional (> añadir notas), mientras que la sección Documentos muestra el número de presupuestos y facturas asociados. Puedes crear y vincular documentos de tres maneras: directamente desde la sección Proyectos, vinculando facturas o presupuestos existentes a un proyecto, o desde la lista de clientes al crear documentos.
La sección Pagos se actualiza automáticamente para mostrar el ingreso total esperado, calculado a partir de todas las facturas de clientes vinculadas y sus respectivos estados de pago.
La fecha de cierre es un campo opcional para marcar la finalización del proyecto, y el titular designa al miembro del equipo asignado (limitado a los roles de Titular, Administrador o Manager con permisos de facturación de clientes).
La interfaz también incluye opciones de filtrado por Estado y Acción sugerida para ayudarte a encontrar rápidamente los proyectos relevantes.
¿Cómo creo un nuevo proyecto?
Crear un nuevo proyecto es muy sencillo: solo tienes que hacer clic en el botón Crear proyecto que se encuentra en la parte superior derecha de la sección Proyectos. Esta flexibilidad te permite organizar eficazmente tus oportunidades de venta, y puedes crear varios proyectos para un mismo cliente y así gestionar diferentes acuerdos u oportunidades de forma simultánea.
💡 También puedes crear un nuevo proyecto desde la sección lista de clientes.
¿Cómo funcionan los estados personalizados para mis proyectos?
Los estados de los proyectos te ayudan a organizar y seguir tu pipeline de ventas según tu flujo de trabajo específico. Aunque Qonto proporciona estados predeterminados que no pueden eliminarse, tienes control total para crear estados personalizados que reflejen mejor tus procesos de negocio.
💡 Para añadir un nuevo estado, simplemente haz clic en + Añadir estado, define el estado que se ajuste a tus necesidades y también puedes ordenar el listado para visualizarlos de acuerdo a tu flujo de trabajo.
Los estados personalizados ofrecen flexibilidad en la gestión de tu flujo de trabajo, y puedes eliminarlos en cualquier momento si dejan de ser relevantes para tu proceso.
Sin embargo, es importante entender que los estados funcionan de manera global en todo el sistema de Proyectos. Esto significa que si eliminas un estado personalizado, se eliminará automáticamente de todos los proyectos en los que se haya utilizado previamente, por lo que debes considerar este impacto antes de realizar cambios.
La asignación de estados a los proyectos es completamente manual, lo que te da total control sobre cómo categorizas y haces seguimiento de cada oportunidad. Este enfoque manual asegura que el estado de cada proyecto refleje con precisión su situación actual en tu proceso de ventas.
¿Cómo añado presupuestos, facturas o gastos a un proyecto?
Para gestionar todos los documentos y gastos relacionados con el proyecto, primero haz clic en el proyecto. En la sección Documentos y gastos, utiliza el botón + para añadir un presupuesto, una factura o un gasto. Los gastos se pueden vincular a transacciones existentes en Qonto o crearse manualmente para los gastos realizados fuera de Qonto.
⚠️ Si más adelante pagas un gasto añadido manualmente con Qonto, elimina la entrada manual antes de vincular la transacción real para evitar duplicados.
¿Qué es la sección "Perspectivas" en los detalles de mi proyecto?
La sección "Perspectivas" muestra el resumen financiero de tu proyecto:
- Beneficios: lo que queda después de restar los gastos de los ingresos.
- Ingresos: pagos previstos de las facturas de los clientes.
- Gastos: todos los costes relacionados con el proyecto.