¿Cómo personalizar el proceso de aprobación de transferencias, solicitudes de reembolso y facturas de proveedores?

Para mantener el control al delegar los gastos del equipo y el pago de facturas, puedes utilizar flujos de trabajo de aprobación de varios niveles y una política de doble aprobación para controlar los importes elevados que se deben reembolsar o pagar mediante aprobaciones configurables.

Esta funcionalidad te será útil si necesitas delegar tareas como solicitudes de reembolso y pago de facturas, garantizando que tu empresa pueda escalar sin riesgo de gastar más de la cuenta y aplicar tu política de gastos.

Esta funcionalidad está disponible con el módulo de Gestión de Gastos y de Gestión de Facturas de Proveedores.

¿Qué roles pueden configurarlo?

Un titular de cuenta y un administrador pueden personalizar una aprobación del proceso de aprobación únicamente en la aplicación web.

Los roles Colaborador y Contable y los roles Manager sin permisos de transferencia y/o reembolso pueden realizar solicitudes de transferencia para su aprobación.

Los Managers con permiso de transferencia o/y reembolso pueden enviar solicitudes de aprobación.

Para facturas de proveedores: Los managers y empleados solo pueden subir facturas y ver el estado de sus documentos subidos.

¿Cómo personalizar un Proceso de aprobación?

Sigue los siguientes pasos para gestionar y controlar eficazmente los gastos y pagos de tu empresa a través de un proceso de aprobación estructurado, asegurándote de que los grandes gastos se supervisan adecuadamente.

• Desde tu ordenador, ve a Ajustes: navega hasta la sección Personalización de herramientas y haz clic en Procesos de aprobación.
• Selecciona y edita el proceso: elige el proceso de aprobación que deseas editar, ya sea solicitud de transferencia, reembolso o facturas de proveedores, y haz clic en Editar proceso.
• Configurar reglas de flujo de trabajo: defina las reglas del flujo de trabajo estableciendo primero el desencadenante (solicitante, importe o proveedor), especificando a continuación los roles o las personas que pueden revisar y aprobar la solicitud (validación empresarial) y, por último, quién puede ejecutar el pago (autorización de transferencia).
  • Estos dos pasos se pueden configurar de forma independiente y, si se ha activado la política de doble control, deben ser realizados por personas diferentes
• Asignar procesos: el proceso se asignará a todos los usuarios que hayan enviado una solicitud (Colaborador, Manager y Contable sin permisos de transferencia o reembolso).

💡 Si deseas definir un intervalo de importes para las facturas de proveedores, deberás configurar dos normas para los importes inicial y final. Además, no se permite que las reglas se contradigan entre sí.

Ejemplo: Para configurar una norma para el intervalo de importes entre 0 € y 500 €, crea primero una norma para todas las facturas de proveedores superiores a 0 €, seguida de una segunda norma para todas las facturas superiores a 500 €.

¿Cómo se establece la política de doble verificación?

La política de doble aprobación añade una segunda firma obligatoria antes de que se efectúe cualquier pago. Se aplica como complemento a su flujo de trabajo de aprobación y garantiza que la persona que prepara un pago nunca sea la misma que lo ejecute.

Para activarlo:

• Desde tu ordenador, ve a "Configuración", navega hasta "Personalización de herramientas" y haz clic en "Flujos de trabajo de aprobación".
• Selecciona el flujo de trabajo al que deseas aplicar la política (solicitud de transferencia, reembolso o factura de proveedor).
• En las reglas del flujo de trabajo, asigna una persona o un rol al paso "Aprobación".
• Al definir el paso "Ejecución", esa misma persona o rol no estará disponible para su selección: así es como funciona la política de doble aprobación.

Una vez activada, esta regla se aplica a todos los usuarios, incluidos los titulares y los administradores. Nadie puede eludirla.

💡 Esta política se aplica a las transferencias, las facturas de proveedores y las liquidaciones de gastos.

💡 Para obtener más información sobre la política de doble aprobación, consulta nuestra sección de preguntas frecuentes dedicada a este tema.

💡Las normas de aprobación aplican también al kilometraje.