Para mantener el control mientras delegas gastos de equipo y pagos de facturas, puedes utilizar procesos de aprobación de varios niveles para mantener el control sobre grandes cantidades a reembolsar o pagar con aprobaciones configurables.
Esta funcionalidad te será útil si necesitas delegar tareas como solicitudes de reembolso y pago de facturas, garantizando que tu empresa pueda escalar sin riesgo de gastar más de la cuenta y aplicar tu política de gastos.
Esta funcionalidad está disponible con el módulo de Gestión de Gastos y de Gestión de Facturas de Proveedores.
¿Qué roles pueden configurarlo?
Un titular de cuenta y un administrador pueden personalizar una aprobación del proceso de aprobación únicamente en la aplicación web.
Los roles Colaborador y Contable y los roles Manager sin permisos de transferencia y/o reembolso pueden realizar solicitudes de transferencia para su aprobación.
Los Managers con permiso de transferencia o/y reembolso pueden enviar solicitudes de aprobación.
Para facturas de proveedores: Los managers y empleados solo pueden subir facturas y ver el estado de sus documentos subidos.
¿Cómo personalizar un Proceso de aprobación?
Sigue los siguientes pasos para gestionar y controlar eficazmente los gastos y pagos de tu empresa a través de un proceso de aprobación estructurado, asegurándote de que los grandes gastos se supervisan adecuadamente.
- Desde tu ordenador, ve a Ajustes: navega hasta la sección Personalización de herramientas y haz clic en Procesos de aprobación.
- Selecciona y edita el proceso: elige el proceso de aprobación que deseas editar, ya sea solicitud de transferencia, reembolso o facturas de proveedores, y haz clic en Editar proceso.
- Establecer reglas del proceso: define las reglas del proceso definiendo el desencadenante (solicitante, importe o proveedor) y, a continuación, especificando las funciones/persona(s) que pueden aprobar las solicitudes y efectuar el pago final.
- Asignar procesos: el proceso se asignará a todos los usuarios que hayan enviado una solicitud (Colaborador, Manager y Contable sin permisos de transferencia o reembolso).
💡Las normas de aprobación aplican también al kilometraje.
| ✅ ¿Qué puedo hacer? | ❌ ¿Qué no puedo hacer? |
| Crear reglas de aprobación para solicitudes específicas (transferencias, reembolsos o facturas de proveedores). | No puedes aprobar otras solicitudes (multitransferencia, tarjeta virtual, tarjeta instantánea) |
| Configurar múltiples niveles de aprobadores | No puedes crear más de un proceso de aprobación por categoría |
| Establecer reglas de aprobación para proveedores o solicitantes específicos | |
| No se admiten las activaciones de condiciones múltiples | |
| No se pueden crear notificaciones personalizadas | |
| No existe un proceso de aprobación específico para el kilometraje |