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¿Cómo configurar una factura recurrente?

  • Actualización

Ahora puedes configurar y crear fácilmente facturas recurrentes automáticas para tus clientes con una frecuencia específica (semanal, mensual, trimestral, anual o personalizada) directamente desde tu cuenta de Qonto para que tu proceso de facturación sea más eficiente y te lleve menos tiempo.
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Esta función solo está disponible para los clientes que añadan el módulo de Gestión de Facturas a Clientes a su suscripción, a través de la página web 💻 y tienen acceso el titular de la cuenta y administradores.
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Configuración de la factura recurrente

Puedes acceder a esta funcionalidad desde Facturas > Clientes > Facturas recurrentes. Al configurar una factura recurrente, debes seleccionar:

  • Fecha de inicio: indica el inicio de la recurrencia (es decir, cuándo se creará la primera factura).

  • Fecha de finalización: indica el final de la recurrencia (opcional). Si no seleccionas una fecha de finalización, las facturas seguirán creándose indefinidamente hasta que decidas suspender o cancelar la recurrencia.

  • Frecuencia: indica la frecuencia de creación de las facturas (semanal, mensual, trimestral, anual o personalizada).

  • Condiciones de pago: indica la fecha de vencimiento de cada factura creada. Por ejemplo, si las condiciones de pago son 15 días, cada factura deberá pagarse en un plazo de 15 días a partir de la fecha de emisión.

  • Detalles del email: aquí puedes introducir la dirección (o direcciones) de email del destinatario y el asunto y mensaje del email que se utilizará cuando se envíe automáticamente cada factura.

  • El cliente, el producto y los servicios no cambian con respecto a las facturas únicas normales.
    ⚠️ Las facturas creadas automáticamente tendrán todas el mismo importe, pero la factura periódica puede editarse durante el periodo de facturación.

  • Detalles del pago: al igual que con las facturas puntuales a clientes, puedes especificar la cuenta en la que deseas recibir el pago. Además, si eres elegible para el cobro por domiciliación, puedes habilitar la opción de cargo automático a tu cliente.

 

💡 Cómo funciona el cobro por domiciliación en facturas recurrentes

1. Una vez que hayas configurado una factura recurrente, tendrás que configurar tu domiciliación recurrente en el siguiente paso. Para ahorrarte tiempo, rellenaremos previamente el importe, la primera fecha de vencimiento del cobro y la frecuencia a partir de los datos de tu factura periódica.

2. Introduce una referencia de transacción.

3. A continuación, asigna un mandato a la domiciliación:

1. Si tu cliente tiene una o varias órdenes activas, las encontrarás en el menú desplegable. Si no, puedes optar por crear una nueva. Recuerda que solo empezaremos a cobrar a tu cliente después de que firme el mandato.

2. Si tu cliente no tiene mandatos activos, crearemos y solicitaremos uno para ti.

4. Por último, haz clic en Confirmar, y tu domiciliación recurrente quedará configurada.

 

Las facturas individuales creadas a partir de una factura periódica figurarán junto con las facturas únicas normales. Se identificarán con un texto informativo que dice: "Esta factura se ha creado automáticamente porque forma parte de una factura recurrente.".
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☝️ Es bueno saberlo: Esta función solo estará disponible en la aplicación web, pero los usuarios de dispositivos móviles podrán ver la cláusula de exención de responsabilidad informativa que dice: "Esta factura se ha creado automáticamente porque forma parte de una factura recurrente.".
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¿Cuáles son los diferentes estados de las facturas recurrentes y qué acciones puedo realizar?

Las facturas recurrentes tienen 5 estados:

  • Activa → se trata de una factura recurrente que se está ejecutando actualmente.

  • Suspendida → se trata de una factura recurrente que se ha puesto en pausa

  • Programada → se trata de una factura recurrente que tiene una fecha de inicio en el futuro

  • Finalizada → se trata de una factura recurrente que ha finalizado

  • Cancelada → se trata de una factura recurrente que se ha cancelado

Solo puedes realizar algunas acciones si la factura periódica tiene los estados Activa, Suspendida o Programada:

  • Editar → Puedes editar facturas recurrentes Activas, Suspendidas o Programadas.

  • Suspender → Puedes suspender facturas recurrentes Activas. No se crearán facturas mientras una factura recurrente esté suspendida. En la fecha de finalización, la factura recurrente pasará a Completada.

  • Reactivar → Puedes reactivar las facturas recurrentes Suspendidas. Al reactivar una factura recurrente, reanudaremos la creación de facturas.

  • Cancelar → Puedes cancelar facturas recurrentes Activas, Suspendidas y Programadas. Al cancelar una factura recurrente, dejamos de crear facturas.

  • También puedes ver todas las facturas creadas a partir de una factura periódica y su estado (Pagada, Por pagar, Cancelada) haciendo clic en la fila de la tabla y abriendo el panel lateral derecho.

 

 

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de gestionar mis facturas recurrentes?

 

⚠️ Importante: Te recomendamos que canceles o suspendas una factura recurrente el día anterior a la emisión de la siguiente factura, ya que ese día creamos una factura automáticamente, por lo que no tendrás que cancelarla manualmente.

 

  • No puedes editar la fecha de inicio o la frecuencia de una factura recurrente Activa o Suspendida.

  • Si eliminas un cliente que se utiliza en una factura recurrente Activa, Suspendida o Programada, marcaremos esta factura recurrente como Cancelada.

  • Si se desactiva una organización, todas las facturas recurrentes Activas, Suspendidas o Programadas se marcarán como Canceladas.

  • Para las facturas recurrentes, aplicamos una numeración automática. Esto significa que, si tienes una factura recurrente que está Activa, Suspendida o Programada, no podrás cambiar entre la numeración automática y la numeración manual cada vez que quieras crear facturas o presupuestos puntuales. Si no tienes facturas recurrentes o todas las facturas recurrentes están Completadas o Canceladas, podrás volver a cambiar entre los dos modos de numeración.