Los recordatorios de justificantes pendientes están disponibles en los planes Smart, Premium, Essential, Business y Enterprise.
¿Cómo puedo gestionar los recordatorios de justificantes?
Para facilitar la recopilación de justificantes en Qonto, enviamos lo siguiente:
- recordatorios semanales a los iniciadores de transacciones, destacando las transacciones sin documentos adjuntos
- resúmenes semanales de justificantes pendientes al Owner y Admins.
- También puedes usar el Recopilador de Facturas para recopilar justificantes pendientes directamente de las contrapartes compatibles.
Estos recordatorios están activados por defecto.
El Recopilador de Facturas está disponible a través del complemento AP, con una prueba gratuita de 30 días.
💡 Los documentos adjuntos en Qonto tienen valor probatorio, lo que significa que las organizaciones ya no necesitan conservar los justificantes en papel: los justificantes en papel y digitales tienen el mismo valor legal.
El Owner y los Admins pueden desactivar y reactivar los recordatorios de justificantes en la app web:
1\. Ve a la sección Ajustes
2\. Haz clic en Recordatorios de justificantes pendientes
3\. Elige la automatización que quieres desactivar o reactivar
👆 No es posible desactivar las notificaciones en el móvil.
¿Cómo puedo configurar reglas para bloquear automáticamente las tarjetas en caso de demasiados justificantes pendientes?
Esta función está disponible en el complemento Gestión de Gastos.
¿Cómo crear o actualizar las reglas?
Para obligar a los titulares de tarjetas a subir sus justificantes en Qonto, los Admins y Owners pueden configurar una regla para bloquear automáticamente las tarjetas después de demasiados justificantes atrasados.
Para configurar las reglas, los Admins y Owners deben ir a Ajustes → Reglas de justificantes pendientes → activar el interruptor de Bloqueo automático de tarjetas.
Los Admins y Owners deben definir los parámetros de las reglas:
- Marcar los justificantes como atrasados después de x días
- Bloquear las tarjetas después de x justificantes atrasados
- Aplicar a: todos los miembros del equipo con tarjetas O seleccionar miembros específicos del equipo
- Seleccionar o no: aplicar automáticamente a las tarjetas de nuevos miembros del equipo
Los titulares de tarjetas serán notificados por correo electrónico y notificación push cuando se creen o actualicen las reglas.
Las reglas se aplicarán a todas las tarjetas de un titular.
💡 Nota:
- Justificantes atrasados = una transacción sin justificante después de X días (definidos en las reglas)
- Justificantes pendientes = una transacción sin justificante