Al crear facturas para tus clientes, es esencial entender y añadir correctamente la información requerida para garantizar su cumplimiento legal. Ya seas un microempresario, una PYME o una gran empresa, aquí tiene algunos conceptos para guiarte sobre la información obligatoria y opcional que debes incluir en sus facturas.
💡 Si deseas añadir información a sus facturas, pero no hay un campo específico para este propósito, puedes utilizar las áreas de texto tituladas Encabezado (opcional) y Notas adicionales (opcional) en la parte inferior de la página cuando añadaz tus Productos y servicios. La información introducida puede guardarse y reutilizarse para tus futuras facturas.
Información obligatoria
- 📝 Información del proveedor:
- Nombre completo y apellido o razón social
- Número de Identificación Fiscal (NIF) o número de IVA
- Dirección completa (domicilio social y lugar de negocio si es diferente)
- Para empresas: Puede ser necesaria la forma jurídica
- 👤 Información del cliente:
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Nombre completo y apellidos o nombre de la empresa (obligatorio cuando la dirección de entrega difiere de la dirección de facturación)
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Número de identificación fiscal (NIF) o número de IVA (necesario para el cumplimiento de la normativa del IVA y para fines aduaneros)
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Dirección completa (especificada en la Ley del IVA española)
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- 🧾 Detalles de la factura:
- Número de factura (serie secuencial)
- Fecha de emisión
- Fecha de operación/servicio (si es diferente de la fecha de emisión)
- Tipo de factura (ordinaria, simplificada, rectificativa, etc.)
- 🛍️ Información del producto/servicio:
- Descripción de los bienes o servicios proporcionados
- Cantidad y unidad de medida
- Precio unitario (sin IVA)
- Cualquier descuento o rebaja aplicada
- Fecha de prestación de servicios o entrega de bienes (si es diferente de la fecha de factura)
- 💰 Información financiera:
- Base imponible (importe total antes de IVA)
- Tipo(s) de IVA aplicado(s)
- Importe del IVA (desglosado por tipo si se aplican múltiples tipos)
- Importe total incluyendo IVA
- Método y condiciones de pago
Requisitos adicionales para situaciones específicas
- Para operaciones exentas de IVA: Referencia legal al artículo de exención aplicable en la Ley del IVA española
- Para el mecanismo de inversión del sujeto pasivo: Declaración "Inversión del sujeto pasivo"
- Para suministros intracomunitarios: Declaración "Operación intracomunitaria exenta"
- Para exportaciones: Declaración "Exportación exenta de IVA"
- Para facturas rectificativas: Referencia a la factura original que se corrige y motivo de la corrección
- Para regímenes especiales de IVA: Mención apropiada del régimen aplicable (p. ej., "Régimen especial de agencias de viajes")
Requisitos básicos de numeración
- Serie secuencial: Las facturas deben seguir un sistema de numeración continuo y secuencial dentro de cada serie
- Diferenciación de series: Se pueden establecer diferentes series (y a menudo se recomienda) para diferentes actividades comerciales, ejercicios fiscales o establecimientos comerciales
- Flexibilidad de formato: La ley no impone un formato específico, pero el sistema debe garantizar una identificación clara y trazabilidad
- Formatos comunes incluyen: AAAA/XXXX, SERIE-XXXX, etc.
- Opción de reinicio anual: Las series pueden continuar indefinidamente o reiniciarse al comienzo de cada ejercicio fiscal
Consideraciones especiales para facturas españolas
- Facturas simplificadas (tickets): Para importes de hasta 400 € (IVA incluido), se permiten facturas simplificadas con menos elementos requeridos
- Facturación electrónica: Las facturas electrónicas están plenamente reconocidas, siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad
- Conservación de registros: Las facturas deben conservarse durante al menos 4 años (regla general) o 6 años (para transacciones inmobiliarias)
- Facturación electrónica obligatoria: Desde 2015, los proveedores de las administraciones públicas españolas deben emitir facturas electrónicas. Además, España está avanzando hacia la facturación electrónica B2B obligatoria
- Sistema SII: Las grandes empresas y aquellas en el registro de devolución mensual de IVA deben enviar los detalles de las facturas a las autoridades fiscales en un plazo de 4 días a través del sistema SII
- Requisitos de idioma: Aunque no se exige explícitamente que estén en español, las autoridades fiscales pueden solicitar una traducción de las facturas en idiomas extranjeros durante una auditoría
Requisitos para facturas en monedas extranjeras
Al emitir facturas en una moneda distinta del Euro (EUR) en España:
- Requisitos estándar: Todos los elementos obligatorios enumerados anteriormente siguen siendo necesarios
- Requisitos específicos para monedas extranjeras:
- La base imponible y el importe del IVA deben expresarse en Euros
- El tipo de cambio aplicado debe indicarse claramente
- La fecha de determinación del tipo de cambio debe especificarse
- Reglas de conversión:
- El tipo de cambio a utilizar debe ser el último tipo de venta publicado por el Banco de España o el Banco Central Europeo
- La fecha de conversión debe ser normalmente la fecha en que el impuesto se devenga
- El método de conversión debe aplicarse de manera consistente y documentarse
🎉 ¿Todo bien? Echa un último vistazo, haz clic en Crear una factura para emitirla, y envíasela a tu cliente por correo electrónico o con un enlace público.
Este artículo es solo orientativo y Qonto no se hace responsable de las facturas que no cumplan con la normativa. Asegúrate de consultar los sitios web oficiales del gobierno o contactar con un contable colegiado o abogado para verificar la información específica de tu empresa.